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Gestionnaire administratif(ve) des résidents H/F
Taux d'activité 100%
Le Gestionnaire administratif des résidents assure la gestion administrative, comptable et financière liée aux dossiers des résidents.Elle centralise et suit l’ensemble des informations administratives relatives aux résidents, depuis leur entrée dans l’établissement jusqu’au traitement des dossiers de succession.Elle est également en charge de la facturation du prix de pension, de la gestion des factures relevant de la LAMal, ainsi que du suivi des comptes de liquidités et des contrôles comptables en lien avec son activité.
Responsabilités principales
Gestion administrative des résidents• Saisir et mettre à jour les données administratives relatives aux résidants.• Organiser, constituer et suivre les dossiers administratifs des résidents, de leur entrée dans l’établissement jusqu’à la liquidation des successions.• Tenir les statistiques relatives aux résidents.• Gérer l’inventaire du mobilier des résidents après leur décès.• Assurer la gestion informatique concernant les résidants.• Participer à la maintenance et à la mise à jour des autres programmes informatiques.
Relations avec les familles et partenaires externes• Recevoir les familles des résidants pour la signature des documents d’entrée.• Accompagner les familles dans la mise au point de la gestion administrative des dossiers.• Assurer un appui administratif auprès des familles.• Collaborer avec le Service des prestations complémentaires, le Service des tutelles d’adultes et le Tribunal tutélaire.
Facturation, comptabilité et suivi financier• Gérer les rentes et les revenus des résidants, sur délégation de ceux-ci.• Assurer la facturation du prix de pension et son imputation dans le plan comptable.• Assurer la facturation aux assureurs-maladie et son imputation dans le plan comptable.• Gérer les factures adressées aux résidants relevant de la LAMal.• Procéder à l’imputation comptable des factures LAMal.• Transmettre les factures aux assureurs-maladie.• Suivre les remboursements et assurer le classement définitif des factures.• Établir les ordres de paiement.• Passer les écritures comptables après réception des avis bancaires.• Contrôler et gérer les comptes bancaires et PostFinance.• Vérifier la cohérence des comptes entre les modules informatiques de gestion des pensionnaires et la comptabilité générale.• Produire les éléments nécessaires à l’élaboration du budget, au contrôle budgétaire et à la gestion de la trésorerie.• Établir les déclarations fiscales des résidants bénéficiant de prestations complémentaires et ne disposant pas de représentant légal.
Procédures, contrôle interne et conformité• Rédiger les procédures liées à la fonction.• Créer et mettre à jour les documents rattachés à l’activité.• Participer à l’évaluation des risques.• Appliquer les contrôles définis en lien avec son champ d’activité.
Coordination interne• Transmettre les informations nécessaires à la gouvernante et/ou au responsable technique en cas de panne, dérangement, anomalie ou casse constatés durant le service.
• CFC d’employé-e de commerce ou formation jugée équivalente.• Expérience confirmée en EMS en Suisse.• Maîtrise obligatoire de SADIES.• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit.• Anglais : un atout.• Bonne compréhension de la gestion administrative des résidants, de la facturation et des échanges avec les familles, organismes sociaux et autorités compétentes.• Grande rigueur, polyvalence, sens de l’écoute et capacité à travailler dans un environnement exigeant.• Discrétion, confidentialité et posture professionnelle irréprochables.
