Secrétaire des adjointes de la responsable des soins - 100%

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international.

Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant .

Le a pour mission d’offrir des soins de qualité et adaptés aux besoins des femmes à chaque étape de leur vie et aux problèmes de santé auxquels sont confrontés les nouveau-nés, les enfants et les adolescents et adolescentes de leur naissance jusqu'à l'âge de 18 ans.

Depuis de nombreuses années, le Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent n’a de cesse de développer des prestations de pointe et des pôles de compétence dans plusieurs spécialités médicales.

Ce poste est rattaché à la Direction des soins du département.

Description du poste

Le secrétariat de la Direction des soins du département est composé de l'assistante de la responsable des soins (RS) et de deux secrétaires des adjointes de la responsable des soins (ARS).

En votre qualité de secrétaire avec expérience confirmée, vous secondez et assistez, dans leurs différentes missions, les deux adjointes de la responsable des soins en charge des services de chirurgie pédiatriques, de néonatologie et des soins intensifs pédiatriques, de pédiatrie générale et des spécialités pédiatriques.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez les personnes se présentant auprès de votre secrétariat et vous gérez les appels téléphoniques que vous recevez.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat et vous organisez, gérez et réalisez, en garantissant qualité et rapidité des prestations, des tâches de secrétariat courantes, telles que la coordination des activités des adjointes, l’organisation de l’agenda et des rendez-vous, la prise des procès-verbaux, la rédaction de différents courriers, la saisie des horaires dans le logiciel VRH, etc.

Au sein de l’équipe du secrétariat de la direction des soins du département, vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous assurez une continuité de service lors des absences.

Plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile, prête à mettre votre polyvalence au service de l’institution en fonction des besoins.

Qualifications

Vous êtes en possession d'un certificat fédéral de capacité d'employé ou employée de commerce, d'un diplôme de secrétaire ou d’un titre jugé équivalent.

Vous possédez une expérience d'au moins 5 ans dans une fonction de secrétariat de cadre médical ou soignant, avec succès.

Une expérience réussie au sein des HUG est un sérieux atout.

Vous avez une grande aisance avec les outils informatiques usuels et possédez le certificat ECDL advanced ou êtes capable de l'obtenir en cours d'obtention.

Vous avez une parfaite maîtrise de la langue française orale et écrite ainsi qu'une bonne capacité rédactionnelle.

Vous faites preuve d'autonomie, d'implication, d'anticipation, de capacité d’analyse et d'initiative et avez le sens des responsabilités ainsi que la capacité de prise de décision.

Vous êtes une personne organisée et fiable, dotée d’un solide esprit d’équipe et d’une grande facilité de contact.

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : ou à convenir
• Nombre de postes : 1
• Taux d'activité : 100%
• Classe de fonction : 10 ou 11
• Contrat : CDD d'un an, prolongeable
• Délai de candidature : de renseignements : Mme Veronica GARCIA, spécialiste RH , Mme Denise Girard Pichoud, ARS des soins Intensifs de Pédiatrie et Néonatologie ou Véronique Launoy, ARS de Pédiatrie hospitalière et ambulatoire.

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.