Executive Assistant

Pour notre partenaire situé dans le canton de Zug, GI Life Sciences recherche un(e) :

Executive Assistant

Poste temporaire

Prise de poste : ASAP

Votre mission :

Vous êtes responsable des fonctions administratives et de secrétariat afin d'en assurer le bon fonctionnement. Ce poste est directement rattaché au responsable mondial des opérations.

Vos tâches :

• Gérer et coordonner l'agenda et les appels téléphoniques pour le vice-président des opérations et les directeurs de fonction.
• Filtrer les appels reçus afin d'optimiser l'agenda, et assurer un suivi approprié en fonction des demandes, des sujets abordés...
• S'assurer que les informations appropriées sont données pour chaque rendez-vous ou réunion confirmée, avec tous les documents requis.
• Coordonner les notes de frais.
• Créer et maintenir un système approprié de classement et d'archivage des documents.
• Organiser des réunions et des événements et assurer les activités logistiques telles que les réservations d'hôtel, la restauration.
• Coordonner les activités pour toutes les réunions organisées en Suisse ou ailleurs, les bons de commande, les factures...
• Réserver, coordonner les voyages (locaux et à l'étranger), gérer les exigences en matière de visa et d'hébergement.
• Gérer les changements de dernière minute ou les problèmes de voyage tels que les annulations, les reprogrammations, les réacheminements, la facturation.
• Confirmer les détails de chaque voyage afin de fournir un soutien de haute qualité.
• Assurer le soutien des autres assistants administratifs et des assistants de direction, le cas échéant.
• Maintenir tous les dossiers de manière à ce que les documents puissent être consultés et récupérés rapidement et efficacement, tout en garantissant la confidentialité des données.

Votre profil :

• Diplôme de secrétariat, de tourisme ou d'hôtellerie ou diplôme équivalent.
• Expérience préalable dans une fonction similaire au sein d'une organisation internationale.
• Une expérience préalable dans une fonction industrielle ou opérationnelle serait un plus.
• Maîtrise de l'anglais (oral et écrit) et du français, d'autres langues européennes sont un atout.
• Maîtrise de MS Office (en particulier Excel, PowerPoint et SharePoint).
• Bonne connaissance de Concur, Gold ou d'un autre logiciel financier est un atout.
• Capacité à mener plusieurs tâches de front, à déterminer les priorités et à s'approprier le travail.
• Sens élevé des responsabilités, agilité et capacité à travailler de manière indépendante, en faisant preuve d'initiative et d'un haut niveau de fiabilité.
• Attitude positive et dynamique, avec la volonté de fournir le plus haut niveau de service aux clients internes et externes, ainsi que la discrétion et la confidentialité dans tous les aspects de la fonction.
• Personnalité fiable et engagée, faisant preuve d'une grande intégrité dans le traitement d'informations confidentielles.
• Expérience des structures complexes et des environnements dynamiques axés sur le changement.
• Excellentes capacités d'organisation et aptitude à planifier et à organiser le travail de manière efficace.
• Capacité à maintenir une approche calme et professionnelle pendant les périodes de forte activité et d'affluence.

Votre contact GI Life Sciences

Kévin Chauvin

0041.22.737.12.02

Gi Group fait partie de Gi Group Holding, un écosystème mondial de services et de conseils en ressources humaines qui soutient le développement du marché du travail et contribue à changer la vie des gens dans 37 pays du monde entier.

En Suisse, nous opérons avec les marques Gi Group, Grafton, BauTech, Gi Life Sciences et l'ancien Kelly Services. Nous sommes actifs dans le domaine du recrutement temporaire, permanent et professionnel, ainsi que dans une variété de services RH complémentaires.

Avec une présence directe sur 35 sites en Suisse et plus de 250 employés, nous sommes l'une des principales entreprises de placement de personnel sur le marché suisse du recrutement.

Gi Group est le spécialiste du recrutement temporaire et permanent et un partenaire précieux pour de nombreuses autres solutions en matière de ressources humaines.

Nous changeons des vies en mettant en relation des candidats et des entreprises, et nous travaillons chaque jour à créer de la valeur.

Your Job, Our Work.

Branche : Wissenschaften

Funktion : Administration / Lohn- und Gehaltsabrechnung

Anstellungsart : Temporäre Arbeit