Secrétaire 3 à 100%

Votre mission

L'office cantonal de la détention (OCD) compte environ 1'000 collaborateurs / trices et a pour mission d'appliquer la politique pénitentiaire, en particulier la détention et les mesures d'encadrement décidées par les autorités de justice.

Il veille au développement de la prise en charge des personnes détenues dans le respect de la législation en vigueur, et déploie la planification pénitentiaire sur les plans infrastructurels et organisationnels.

Faisant partie de cet office, la prison de Champ-Dollon est un établissement pénitentiaire qui détient des hommes et des femmes, aussi bien avant leur jugement qu'en exécution de peines et de mesures.

Elle compte environ 550 personnes détenues, 350 collaborateurs / trices ainsi que plusieurs services partenaires dépendant d'autres entités.

Dans le cadre de sa mission, le / la titulaire intégrera la chancellerie de l’établissement (secrétariat de direction) qui compte cinq personnes et sera chargé-e, entre autres, d’assurer les activités relatives :

A la détention des personnes incarcérées

Suivi administratif des recours, projet de préavis de libération conditionnelle, mise en forme de décisions et dépôts de plainte, copies, classement et numérisation, gestion administrative des dossiers.

A la gestion administrative des dossiers des collaborateurs / trices

Établissement d’attestations diverses, projets de certificats de travail et démarches liées aux départs, traitement administratif lié aux changements individuels des collaborateurs / trices (adresse, état civil, naissance, etc.).

A la gestion administrative (de manière générale)

Prises de notes, rédactions de procès-verbaux, projets de correspondance et traitement y relatif, mise à jour de tableaux, réception téléphonique, tenue de tableaux statistiques divers, élaboration de badges, archivage.

A la gestion d'activités spécifiques

Appui administratif en cas de situation d’urgence, participation à l’organisation de cérémonies internes diverses, remplacement et aide ponctuelle à ses collègues et toutes tâches spécifiques déléguées par le responsable.

Votre profil

Formation

Maturité professionnelle ou formation jugée équivalente, complétée par une expérience réussie d'au minimum 3 à 5 ans dans le domaine du secrétariat et / ou de l'assistanat de direction.

Une expérience reconnue au sein de l’administration cantonale genevoise serait un atout.

Compétences particulières caractérisant le poste :

• sens aigu de l'organisation et aptitude assurer ses tâches de manière autonome et rigoureuse, en assurant le respect absolu de la confidentialité quant aux informations traitées ;
• grande capacité d’adaptation, à gérer une charge de travail importante et les priorités / délais y relatifs, dans un domaine d'activités sensible aux évolutions institutionnelles ;
• excellent esprit d’équipe, proactivité, flexibilité, disponibilité, diplomatie, impartialité et grande résistance au stress ;
• très bonnes compétences rédactionnelles, excellente maîtrise du français (parlé / écrit) et des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Vos avantages

Intégrer une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'impartialité et la disponibilité et où l’égalité entre hommes et femmes est garantie.

Profiter de prestations sociales de qualité, développer des compétences grâce à une offre en formations continues importante et variée, et bénéficier de possibilités d'évolution tout au long de son parcours au sein du DIN.