Office Manager/in -100% (on-site)

Office Manager / in -100% (on-site)

Unser Kunde ist ein weltweit führender Anbieter von MBA, Global EMBA und Executive Education Programmen und ist eine global operierende Organisation mit Campussen in der Schweiz, China und Afrika.

Deine Aufgaben

• Bürobetrieb und Empfangsmanagement :
• Du bist die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um das Office Management. Du empfängst Besucher und bearbeitest eingehende Telefonanrufe und allgemeine E-Mail und Postkommunikation, die du an die entsprechenden Personen oder Abteilungen weiterleitest.
• Du kümmerst dich um die Betreuung von Gästen und Meeting-Teilnehmern und bringst sie bei Bedarf zur entsprechenden Person oder begleitest sie zum entsprechenden Bereich.
• Administrative und organisatorische Aufgaben :
• Du sorgst für den reibungslosen Ablauf der täglichen Büroorganisation, einschließlich Terminplanung, Verwaltung von Besprechungsräumen, Post- (Annahme bis Versand) und Korrespondenzmanagement sowie Dokumentenorganisation auf Deutsch und Englisch.
• Du unterstützt in Bereichen wie Onboarding, Rekrutierung, Kommunikation, Learning & Development.
• Du bist verantwortlich für die Umsetzung von Gesundheits- und Unfallpräventionsrichtlinien.
• Du koordinierst die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen sowie den Austrittsprozess.
• Facility Management :
• Du sorgst für die regelmässige Wartung und Instandhaltung unserer Büroausstattung und Gebäude (inkl. Einhaltung von Gebäudesicherheits- und Unfallpräventionsrichtlinien) und machst regelmässige Bestandesaufnahmen.
• Du stellst ein strukturiertes Erscheinungsbild sicher und triffst die nötigen Vorkehrungen / Massnahmen.
• In Zusammenarbeit mit unseren externen IT -Dienstleistern überwachst und stellst du den reibungslosen Betrieb der technischen Infrastruktur zusammen mit den Dienstleistern sicher.
• Du erledigst Bestellungen, das Einholen von Offerten, und Verwaltung von Büromaterial, Schreibwaren und IT-Ausrüstung, sowie andere Infrastruktur bezogenen Verträgen.
• Lagermanagement von Büromaterial und Verpflegung (e.g. Kaffee, etc.).
• Du steuerst die Zusammenarbeit mit unseren Bürodienstleistern und Lieferanten.
• Du verwaltest die drei Firmenwohnungen und bist Ansprechpartner / in und koordinierst die Services (Buchung, Reinigung, Check-in und Check-out).
• Event-Management Operations :
• Du unterstützt und arbeitest aktiv für verschiedene Abteilungen in der operativen Planung und Durchführung von Unternehmensveranstaltungen (Meetings, Programme, Module, Workshops und anderen Events).
• Dabei übernimmst du die Koordination, Bestellung / Buchung mit externen Servicepartnern in der Planung sowie die operative Ausführung am Veranstaltungstag (e.

g. catering, Reinigung, A&V Support, Gästeapartments Bereitstellung, Gästebetreuung, Transport etc.).

• Unterstützung der Geschäftsleitung :
• Du bereitest Management-Meetings vor, protokollierst, und unterstützt bei der internen und externen Kommunikation.
• Unterstützung bei der Organisation von Reisen, inklusive Reiseplanung und Ausgabenverwaltung.

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung und / oder Ausbildung auf Stufe HF / FH / Uni.
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung als Office Manager oder in einer ähnlichen Rolle mit übertragbaren Fähigkeiten.
• Du kommunizierst gerne und stilsicher auf Deutsch (Niveau C2) und Englisch (Niveau C1) mit internen und externen Partnern.
• Gepflegtes Erscheinungsbild, sehr gute Umgangsformen, Kunden- und Dienstleistungsorientiert sowie sehr gute Kommunikation.
• Ausgeprägter Teamgeist und vielseitiges Interesse (du siehst dich selbst als Tausendsassa).
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eigenständige Arbeitsweise mit Fähigkeit, agil mit unvorhersehbaren Ereignissen umzugehen, sowie schnelle Auffassungsgabe.
• Anwenderkompetenz für Videokonferenzsysteme, Projektionssysteme, Audiosysteme und Ähnliches oder gute Lernbereitschaft ohne Tech-Berührungsängste.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der gängigen Microsoft Office 365 Applikationen.
• Führerschein Kategorie B (PKW).

Deine Vorteile

• Multikulturelles Team mit hervorragendem Spirit.
• Viel Gestaltungsspielraum und hohe Eigenverantwortung.
• Persönliche Entwicklung in einem unternehmerischen Umfeld und Weiterbildungsfinanzierung.
• Herausfordernde und vielfältige Tätigkeiten.
• Ein konkurrenzfähiges Lohn- und Sozialleistungspaket.
• Ein wunderschönes Arbeitsumfeld mit Parkplätzen und direkter ÖV Anbindung.
Vor 30+ Tagen