Assistant Administratif Evènementiel H/F

Introduction

Pour l'un de nos clients actif dans l'évènementiel et basé à Genève, nous sommes à la recherche d'un(e) :

Assistant Administratif Evènementiel

Mission temporaire du 13.01.2025 au 30.04.2025

Taux d'activité 100%

Description de la mission

• Assister au quotidien la cheffe de projet dans la mise en œuvre des actions nécessaires à l'organisation de l'évènement et participer aux réunions de planification.
• Gestion des inscriptions et suivi des exposant·es :
• Gérer la boîte e-mail pour traiter les demandes des exposant·es, prospect·es, et visiteur·ses.
• Enregistrer les demandes d'admission dans le système USI et assurer la mise à jour des inscriptions dans le catalogue en ligne.
• Suivre étroitement la facturation avec le département comptabilité.
• Contribuer à la création et à la rédaction des supports de communication destinés aux exposant·es (newsletters, e-mails, lettres de bienvenue, etc.).
• Soutien à la production et gestion du catalogue d'exposition :
• Réaliser le catalogue d'exposition (versions online et print) en lien avec le service communication (FR et EN).
• Modérer, corriger et valider les descriptions d'inventions soumises (FR et EN).
• Coordination des projets spéciaux et soutien aux animations et ateliers :
• Assurer un support pour l'organisation et la coordination des projets spéciaux, y compris la gestion de l'hôte d'honneur.
• Assurer un back-up pour les animations enfants
• Gérer les inscriptions des classes / écoles pour les ateliers (eventmaker) et répondre aux questions liées (partenaires et écoles)
• Gestion des prix spéciaux et de la cérémonie de remise des prix :
• Veillez en amont à ce que toutes les personnes remettant un prix aient bien reçu les informations nécessaires
• Organiser la réception et l'enregistrement des prix et diplômes des délégué·es sur place.
• Noter avec précision les noms des gagnant·es et maintenir le palmarès à jour en français et en anglais.
• Aider à la préparation de la cérémonie de remise des prix, y compris la préparation des supports visuels (ppt) et audio et le suivi technique.
• Responsable de la vente des diplômes et médailles le week-end.
• Accueil et coordination sur site :
• Assurer une présence active sur le salon pour accompagner les exposant·es et visiteur·ses.
• Participer à l'accueil et à la coordination des hôte·sses en lien avec les ressources humaines

Profil attendu

• Expérience confirmée dans l'administratif en Suisse, idéalement dans l'évènementiel
• Maîtrise parfaite du français, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Maîtrise de l'anglais niveau C1
• Maîtrise de la suite Microsoft Office
• Disponible pour la période allant du 13.01.25 au 30.04.24
Vor 2 Tagen