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Assistant(e) Administratif(ve) FR / ANG à 80% CDI

Assistant(e) Administratif(ve) FR / ANG à 80% CDI

Le RoseyRolle, CH
Vor 5 Tagen
Stellenbeschreibung

Votre profil :

  • Polyvalent(e) et autonome – Capable de gérer diverses tâches avec efficacité.
  • Calme et méthodique – Capacité à travailler de manière posée et structurée et avoir une bonne gestion du stress.
  • Très organisé(e) – Aptitude à gérer les priorités et assurer un suivi rigoureux.
  • Flexible – Le poste implique de travailler sporadiquement le week-end (via son smartphone).
  • Aisance relationnelle – Apprécie le contact humain.
  • Niveaux de langues - français, C2 ou natif / ve et de l’anglais, C1 ou C2.

La maîtrise d'une 3ème langue serait un atout précieux.

  • Excellentes compétences en informatique – MS-Office, MailChimp, etc.
  • Diplôme requis – Titulaire d’un diplôme d’employé(e) de commerce ou équivalent.
  • Expérience indispensable – Minimum 4 ans dans un poste administratif

    • Tâches principales

    Gestion des documents de voyage

    Assurer le suivi et le contrôle des passeports, permis de séjour et visas des élèves.

  • Mettre à jour le programme de gestion des passeports.
  • Vérifier les détails de voyage des élèves et organiser les documents nécessaires en collaboration avec les Chefs de maison et Directeurs d’internat.
  • Renouveler les documents de voyage (passeport, permis, visa).

    • Organisation des déplacements et logistique

  • Planifier et organiser les transports.
  • Réserver les voyages (hôtels, trains, avions, visas).
  • Organiser l’envoi des malles et valises des élèves.

    • Tâches administratives et communication

  • Établir diverses listes et documents pour l’internat.
  • Gérer la boîte e-mails.
  • Envoyer les mailings via MailChimp.
  • Élaborer divers documents administratifs en lien avec les autorités locales (contrôle des habitants de Rolle, SPOP à Lausanne).
  • Suivre les factures et relevés bancaires.
  • Saisir les informations des nouveaux élèves et assurer la mise à jour.
  • Élaboration des documents administratifs (certificats de scolarité, photocopies des passeports, lettres d’invitation …).
  • Assurer la gestion des permis de séjour (obtention pour les nouveaux élèves et renouvellement pour les anciens).
  • Commander et contrôler la distribution des abonnements de ski à Gstaad.
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    Assistante • Rolle, CH