Administrative assistant Jobs in Stäfa

Sie agieren als Vertrauensperson mit klarer Priorität auf Zuverlässigkeit, Antizipation und präziser Kommunikation. Sie behalten sowohl geschäftliche als auch private Termine im Blick und sorgen dafür, dass sich Ihr Vorgesetzter jederzeit bestens unterstützt fühlt. Dabei arbeiten Sie eng mit Ihren Assistenzkolleginnen und fungieren als Beschleuniger : in für Informationen, Entscheidungen und Prozesse. Die Position verlangt Ownership, echte Servicequalitäten, Empathie sowie die Fähigkeit, rasch und unkompliziert für jede Herausforderung eine Lösung zu finden. Im Unternehmen herrscht eine dynamische, produktive Arbeitskultur und Sie treffen auf ein professionelles Team mit bester Reputation, flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungswegen.

Ihre Aufgaben & Verantwortlichkeiten

Im Vordergrund stehen die sinnvolle Triage und die passgenaue Steuerung des Tagesgeschäfts sowie das stetige «am Ball bleiben» bei allen Themen. Sie arbeiten zuverlässig und sorgen täglich aufs Neue für eine perfekte Unterstützung bei allen Investmentaktivitäten. Hier sind themenübergreifendes Mitdenken und ausgeprägte Eigenverantwortung gefragt.

• Executive Support : Vor- und Nachbereitung internationaler Geschäfts- und Privatreisen; Koordination von Airlines, Fahrdienstleistern, Hotels, Restaurants und Meetingräumen. Proaktive Identifikation von Engpässen und To-dos. Sie denken immer den nächsten Schritt mit und kanalisieren und priorisieren Informationen.
• E-Mail-, Telefon- und Agenda-Management sowie Korrespondenz (D / E).
• Erledigung privater Anliegen nach Vorgabe (Reisen, Lifestyle-Management).
• Investment-Team-Support : Sie unterstützen die Ihnen zugeteilten Investment-Teams im Reisemanagement.
• Office-Management-Support : Sie arbeiten eng mit den Assistenzkolleginnen zusammen und stellen sicher, dass der Kommunikationsfluss gewährleistet ist. Im Rotationsprinzip : Allgemeines Office-Management (professionelle Gästebetreuung für Investoren, Banken etc.)
• Erste Anlaufstelle bei Anliegen aus dem Team). Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Sitzungsräumen und das Aufsetzen von Videokonferenzen.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Events, wie z. B. Kunden- und Investoren-Anlässen, Workshops, Summits, internen und externen Team-Events.
• Rechnungsstellung, Belegeinreichung und Spesenmanagement.
• Entsprechende Bereitschaft, überall unkompliziert Hand zu bieten, wo dies erforderlich ist. Sie tragen dazu bei, dass der Auftritt nach innen wie nach aussen immer picobello stimmt.

Was Sie mitbringen | Ausbildung, Fachliches & Persönliches

Was Ihnen geboten wird

Ein professionelles Umfeld mit starkem Teamspirit. Menschen, die Freude an der Arbeit haben und etwas bewegen wollen. Zudem Vorgesetzte, die sich auf Ihre Unterstützung freuen und Ihnen Freiraum bei der Arbeitsgestaltung einräumen. Es finden regelmässig Teamevents statt und es werden Weiterbildungsmöglichkeiten angeboten. Die Büros sind modern und gut an den ÖV angebunden. Das Vergütungspaket ist der Position angemessen. Insgesamt erwartet Sie eine vielseitige Tätigkeit mit der Möglichkeit, einen vertieften Einblick in verschiedene Unternehmen zu gewinnen. Nun sind wir gespannt auf Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise chronologisch in einem PDF), die Sie uns bitte mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Startdatum sowie der Ref. «EA-PA-SZ» an senden.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 |Zürich | |

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