Administrative Assistentin Programmsekretariat (m/w/d) (50-70 %)

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Programmkoordination und Programmleitung administrativ und organisatorisch im operativen Tagesgeschäft.
• Die Koordination interner und externer Termine sowie die Organisation von Programm-, Arbeitsgruppen- und weiteren Sitzungen gehören zu deinem Aufgabenbereich.
• Pendenzen- und Terminlisten pflegst du sorgfältig und hältst sie stets aktuell.
• Bei der Organisation von Workshops, Meetings und weiteren Veranstaltungen übernimmst du die logistische Planung, einschliesslich Raumplanung, Technik, Catering und Teilnehmendenmanagement.
• Du sorgst für die strukturierte Ablage und Pflege von Programmunterlagen, Verträgen, Korrespondenz und weiteren administrativen Dokumenten.
• Im Finanzbereich unterstützt du administrative Prozesse, insbesondere die Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnungen, Zusammenstellung von Belegen und Vorbereitung von Zahlungsprozessen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachstellen.
• Die administrative Unterstützung im Vertragswesen umfasst die Vorbereitung von Unterlagen, das Einholen von Unterschriften sowie die Ablage und Nachverfolgung von Fristen.
• Kontakt-, Verteiler- und Teilnehmendenlisten hältst du aktuell und pflegst diese sorgfältig.
• Du koordinierst die administrative Kommunikation mit internen und externen Partnern sowie Fachstellen und kümmerst dich um den Versand von Informationen, Unterlagen und Erinnerungen.
• Darüber hinaus bringst du deine Ideen zur Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Abläufe, Vorlagen und Ablagestrukturen ein.

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung in einem für die Funktion relevanten Bereich, beispielsweise kaufmännische Ausbildung, Administration oder Gesundheitswesen; auch Berufseinsteiger:innen mit passendem Hintergrund sind willkommen
• Erste Berufserfahrung in einer administrativen oder organisatorischen Funktion ist von Vorteil, idealerweise im Gesundheitswesen, Hochschul-, Forschungs- oder wissenschaftlichen Umfeld
• Freude an organisatorischen Aufgaben sowie Interesse daran, sich in unterschiedliche administrative Abläufe und Themenbereiche einzuarbeiten
• Erste Erfahrung in der Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen oder Veranstaltungen ist von Vorteil
• Grundverständnis für administrative Finanzprozesse oder Bereitschaft, sich in Themen wie Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnungen und Zahlungsprozesse einzuarbeiten
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie gutes Organisationstalent
• Fähigkeit, verschiedene Aufgaben, Termine und Fristen im Blick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion und an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Partnern
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und Zuverlässigkeit
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen; gute Excel-Kenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift