Administrative Koordination Facility Management (f/h/d) 80%-100%Galenica AG

Du hältst die Fäden zusammen, wenn unsere Apotheken technische Unterstützung benötigen. Als zentrale Drehscheibe koordinierst du interne Fachpersonen und externe Dienstleister, verfolgst Anfragen zuverlässig und sorgst für reibungslose administrative Abläufe. Dabei arbeitest du in einem dynamischen, zweisprachigen Umfeld zwischen Bern und Ecublens in einem Hybriden Arbeitsmodell.

Das kannst du bewirken

• Du bearbeitest technische Anfragen aus unseren Apotheken und stellst deren zuverlässige Nachverfolgung bis zum erfolgreichen Abschluss sicher.
• Du planst und koordinierst die Einsätze unserer Mitarbeitenden im technischen Facility Management und sorgst für einen effizienten Ressourceneinsatz.
• Du koordinierst externe Dienstleister und begleitest die termin- und bedarfsgerechte Umsetzung von Aufträgen.
• Du holst Offerten ein, bereitest Investitionsanträge vor und prüfst Rechnungen im Rahmen der administrativen Abwicklung.
• Du verwaltest Wartungsverträge und koordinierst gemeinsam mit externen Partnern die Reinigung sowie die Entsorgung unserer Apotheken.
• Du pflegst die Dokumentation technischer Anlagen und sorgst dafür, dass relevante Übersichten und Unterlagen jederzeit aktuell verfügbar sind.

Das bringst du mit

• Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung als Pharma-Assistentin / Pharma-Assistent oder Kauffrau / Kaufmann.
• Du kommunizierst stilsicher in Deutsch (C1/C2) und verfügst über gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift (B2/C1).
• Du arbeitest routiniert mit Word, Excel und Outlook und bewegst dich sicher in administrativen Prozessen.
• Du organisierst mehrere Aufgaben gleichzeitig, setzt Prioritäten und behältst auch in hektischen Situationen den Überblick.
• Du kommunizierst serviceorientiert und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen zusammen.
• Du übernimmst Verantwortung, arbeitest selbstständig und zeichnest dich durch eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise aus.

Das bieten wir dir

5 Wochen Ferien, mit der Möglichkeit bis zu 10 Ferientage zusätzlich zu kaufen oder unbezahlten Urlaub zu nehmenPensionskasse mit vorteilhafter Prämienaufteilung - ca. 2/3 werden von uns übernommenDiverse Rabatte in unseren Apotheken und bei weiteren Top-MarkenKompetenzen erweitern durch geförderte und unterstützte Aus- und Weiterbildungen sowie interne EntwicklungsmöglichkeitenFamilienfreundlich mit 16 Wochen Mutterschaftsurlaub (100% des Lohns) und 20 Tagen Vaterschaftsurlaub (100% des Lohns), sowie Beteiligung an KinderfondsNamensaktien zu Vorzugspreisen - sich nicht nur beruflich für Galenica engagieren, sondern auch investierenMobiles und flexibles Arbeiten in Absprache mit dem Team