Executive Assistant to the CEO & Operations Manager

Executive Assistant to the CEO & Operations Manager (80–100 %)
Senior Business Operations Manager & Executive Assistant to the CEO (80–100 %)
Die Swiss-Canna Group AG und ihre verbundenen Unternehmen sind in der Schweiz und in Deutschland tätig. Zur Unterstützung unseres CEO und zur Koordination unserer operativen Geschäftsabläufe suchen wir eine erfahrene, selbstständig arbeitende und absolut zuverlässige Persönlichkeit.
Diese vielseitige Vertrauensposition geht deutlich über eine klassische Assistenzfunktion hinaus. Sie bilden die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Buchhaltung, Treuhändern, Rechtsanwälten, Behörden, Aktionären, Lieferanten und weiteren externen Partnern.
Ihre Aufgaben
● Direkte operative und administrative Unterstützung des CEO und der Geschäftsführungen
● Selbstständige Bearbeitung, Koordination und Nachverfolgung komplexer Geschäftsvorgänge
● Vorbereitung der Buchhaltung sowie Zusammenarbeit mit Buchhaltern, Treuhändern und Steuerberatern in der Schweiz und Deutschland
● Erstellung von Auswertungen, Kalkulationen, Intercompany-Rechnungen, Umsatzsteuerübersichten und Jahresabschlussunterlagen
● Rechnungs-, Zahlungs-, Fristen- und Vertragsmanagement
● Verwaltung und Aufbereitung von Aktionärsdaten, Aktienkaufverträgen, Aktienübertragungen und Unterlagen zu Kapitalmassnahmen
● Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, professioneller Geschäftskorrespondenz und Vertragsunterlagen
● Unterstützung bei Personaladministration, Arbeitsverträgen, Ein- und Austritten sowie Koordination mit der externen Lohnbuchhaltung
● Kommunikation und Koordination mit Behörden, Laboren, Prüfstellen, Versicherungen und externen Fachberatern
● Unterstützung bei regulatorischen und gesellschaftsrechtlichen Themen
● Koordination von Lieferanten, Dienstleistern, Logistik, Lagerbeständen sowie Import- und Exportvorgängen
● Auswertung und Koordination von Shopify-, Amazon- und weiteren Vertriebsdaten
● Unterstützung bei Apothekenvertrieb, Produktkalkulationen, Website-, Marketing- und Verkaufsunterlagen
● Betreuung und Strukturierung von Microsoft 365, SharePoint, OneDrive sowie internen Dokumenten- und Ablagesystemen
● Optimierung bestehender administrativer und operativer Prozesse
Ihr Profil
● Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
● Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Business-Operations- oder kaufmännischen Schnittstellenfunktion
● Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Excel, Outlook, Word, Teams und SharePoint
● Gutes Verständnis für vorbereitende Buchhaltung, Finanzen, Verträge und betriebliche Abläufe
● Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Geschäftsleitungen, Steuerberatern, Treuhändern und Rechtsanwälten
● Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil
● Strukturierte, sorgfältige und absolut diskrete Arbeitsweise
● Ausgeprägte Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, sich in neue und komplexe Themen einzuarbeiten
● Hohes Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und konsequente Nachverfolgung offener Aufgaben
● Erfahrung mit und deutschen Unternehmensstrukturen ist von Vorteil
Das bieten wir
● Eine abwechslungsreiche Schlüsselposition mit direkter Zusammenarbeit mit dem CEO
● Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
● Ein vielseitiges Aufgabenfeld über mehrere Gesellschaften hinweg
● Raum, bestehende Abläufe aktiv weiterzuentwickeln und zu optimieren
● Festanstellung mit einem Pensum von 80–100 %
● Jahreslohn bei 100 %: CHF 95’000 bis CHF 110’000 brutto, abhängig von Qualifikation und Erfahrung
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins. jidd7e5533a jit0835a jiy26a