Secrétaire 3

Description du poste

Dans le cadre d’un départ à la retraite, le département de Génétique et Evolution (GenEv) recherche un-e secrétaire 3 à 90-100 %.

Sous la responsabilité de son Directeur, et en étroite collaboration avec les chef-fe-s de groupes, la personne engagée assure la coordination et le suivi administratif, financier et des ressources humaines du département.

Parmi les tâches confiées :

Ressources humaines : constitution et suivi des dossiers d’engagement, gestion des contrats et autorisations de travail, accueil des nouveaux collaborateurs, supervision des absences et recrutements.

Finances/comptabilité : contrôle budgétaire des fonds (DIP, FNS, fonds européens), prévisions salariales, commandes, suivi des dépenses et participation à l’élaboration du budget.

Administration/secrétariat : rédaction de courriers, prise de PV, organisation de voyages et événements, gestion des agendas et actualisation des supports de communication.

Organisation/coordination : appui à la direction, coordination de l’équipe administrative, formation des nouveaux collaborateurs et préparation des dossiers pour les instances du département.

Titre et compétences exigés

CFC d’employé-e de commerce ou titre jugé équivalent.

Une expérience d’un minimum de trois ans est requise pour ce poste. Une parfaite maîtrise du français (oral comme écrit) et de solides compétences en anglais (niveau B2) sont par ailleurs exigées.

Nous recherchons une personne proactive, sachant prendre des initiatives et gérer les priorités de manière autonome. Elle devra faire preuve d’une grande flexibilité et gérer des périodes de forte activité. Ce poste convient à une personne orientée service, avec un intérêt pour les chiffres.