Secrétaire médicale ou médical au service des soins intensifs - 100%

Description du poste

Au sein du Service des soins intensifs, vous remplissez toutes les tâches administratives en lien avec les activités du service.

Vous gérez la planification des consultations (prise des rendez-vous, convocations, préparation des dossiers, numérisation de documents) et organisez les examens complémentaires, tout en vous assurant du suivi de la bonne trajectoire du dossier médical et du patient ou de la patiente.

Vous assurez la gestion de toute la documentation clinique pour le service (rapports de consultation, lettres de sortie, certificats médicaux), le suivi et la facturation inhérente.

Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, procès-verbaux, rapports, élaboration/mise à jour de procédures, etc.) et vous effectuez les tâches logistiques telles que les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles.

Vous assurez l'enregistrement des heures d'enseignement post-gradué, l'organisation de l'arrivée des médecins stagiaires de 6ème année et des nouveaux médecins internes du service, ainsi que la gestion de certains plannings de formation pour les équipes médicales.

Vous assurez la réception des appels téléphoniques et l'accueil physique des patients et/ou de leurs proches.

Vous gérez le courrier et la messagerie électronique.

Vous gérez les dossiers et réclamations des patients et patientes et des assurances (suivi, dactylographie des documents, recherche, classement, numérisation) et vous participez au suivi des dossiers pour la facturation.

Vous saisissez et mettez à jour les statistiques inhérentes à l'activité.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous fournissez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences, afin d'assurer une continuité de service. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l'institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou de toute formation jugée équivalente.

Vous avez réussi une expérience réussie de 3 à 5 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.

Vous avez une maîtrise parfaite de la rédaction du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité confirmée de l'écrit. La terminologie médicale vous est facilement compréhensible. La connaissance de l'anglais est un atout.

Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL avancé sur Word et standard sur Excel EXIGÉ) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).

Doté ou dotée d'un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité de travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.

Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.

Vous possédez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et de gérer ainsi facilement les situations de stress. Enfin, vous faites la preuve d'un sens aigu de la confidentialité.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de postes : 2
• Taux d'activité: 100%
• Classe de fonction : 11 (ECDL avancé sur Word et standard sur Excel exigé pour la classe 11)
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 20.03.2026
• Demande de renseignements : DMA.secretariat@hug.ch

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.