Assistant Office Manager - Stagiaire pré-HEG / HES

Entreprise

Chez Publishing Factory SA, nous donnons à nos partenaires les moyens de réussir en leur fournissant tous les outils et services essentiels pour développer leur activité. De la gestion des abonnements et des campagnes marketing à l’encaissement et la réconciliation bancaire, en passant par l’hébergement de contenu, le reporting et la relation client, nous sommes le moteur opérationnel de leur succès.

Nos partenaires ne se contentent pas d’éditer du contenu : ils révolutionnent le marketing direct. Grâce à des process et des outils innovants, ils repoussent chaque jour les limites de leur métier pour impacter des millions de personnes.

? Pourquoi nous rejoindre ?

Une aventure unique, au sein d’une entreprise en pleine croissance, réunissant 130 talents à Lausanne.

Un impact concret : 2 millions de clients fidélisés autour de thématiques passionnantes comme la santé, les médecines alternatives, l’économie, la finance et l’immobilier.

L’opportunité de construire l’avenir avec nous : nous ne faisons que commencer et vous pouvez écrire la suite de l’histoire !

Nos valeurs : liberté d’entreprendre, excellence, bienveillance, transparence et esprit d’équipe. Si ces principes vous parlent, alors notre offre est faite pour vous.

Poste

Nous recrutons notre futur :

Stagiaire pré-HEG / HES en tant qu’Assistant Office Manager

Stage à 100% - à pourvoir dès juin 2025

Vous devez valider une année de stage pour poursuivre vos études? Vous cherchez un stage d’un an en entreprise dans un environnement dynamique? Vous êtes motivé(e) à prendre la relève de notre stagiaire pré-HEG actuel?

Vous intégrerez notre département Office Management composé de 5 personnes, vous apporterez votre soutien dans notre gestion quotidienne et contribuerez activement au bon déroulement des opérations pour Publishing Factory SA et ses sociétés clientes.

Important : ce poste implique des efforts physiques. Vous serez amené à régulièrement enlever, déplacer et transporter du matériel parfois relativement lourd.

Vos principales missions seront de :

• Gestion des infrastructures et bureaux : Vous soutenez l'équipe afin de garantir un cadre de travail agréable à tous les salariés.

o Vous participez aussi bien à l’aménagement des bureaux, aux déménagements qu’au respect et à la bonne application des normes de sécurité (entretien et maintenance des bâtiments, des installations).

o Vous suivez les procédures et checklists en place afin de garantir le bon fonctionnement du département et satisfaire nos clients (gestion et suivi de l'économat et des stocks)

o Vous faites face aux urgences et demandes quotidiennes

• Gestion des services généraux : organisation logistique, organisation d’évènements, gestion des salles de réunions sont votre quotidien.
• Gestion administrative : tâches liées au secrétariat (telles que l'accueil des visiteurs et livreurs, réception des appels téléphoniques, traitement du courrier et des envois postaux, traitement des demandes internes par ticket, déplacement chez nos différents administrateurs etc...)
• Gestion du matériel : Inventaire et installation des postes de travail (écrans, docking, clavier, souris etc…)
• Traitement du premier niveau de ticket du pôle informatique.

Profil recherché

Si vous aimez mettre les mains dans le cambouis;

Si vous êtes autonome, flexible et êtes prêt à prendre des initiatives;

Si votre curiosité et votre fiabilité ont su faire leur preuve (ce sont des atouts précieux pour notre équipe);

Si vous êtes organisé et disposez de qualités relationnelles aussi bien que rédactionnelles;

Si vous maitrisez les outils informatiques usuels et tout particulièrement G-Suite et Excel;

Alors vous êtes le candidat qu’il nous faut !

Nous offrirons aux candidats retenus de nombreuses possibilités d’évolution de carrière. Installés au cœur de Lausanne dans un cadre de travail spacieux, agréable, chaleureux, vous y bénéficierez d’une vie d’entreprise animée et collaborative, où l’engagement au travail va de pair avec une culture du bien-vivre ensemble (événements d’entreprise, sports, activités et clubs portés par nos salariés…).