Chef ou Cheffe de secrétariat au CAPPI Jonction - 80%
Description de l'entreprise
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international.
Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant .
Comptant près de 1’100 collaboratrices et collaborateurs, le répond à une triple mission portant sur le traitement des troubles psychiques, la formation et la recherche.
Le département offre des soins psychiatriques hospitaliers, ambulatoires et mobiles de haute qualité aux patients et patientes adultes résidant dans le canton de Genève dans le cadre d’une mission de santé publique.
Les soins proposés intègrent le diagnostic et traitement biologique, psychothérapeutique et social. Le département soutient également une formation de qualité en psychothérapie.
Le département cherche à comprendre les origines des troubles mentaux à l'aide des neurosciences cognitives et affectives, véritable fleuron du site genevois.
A cet effet, il mène une recherche académique et clinique orientée patient répondant à un haut niveau de qualité.
Enfin le Service de psychiatrie adulte s'occupe de la prévention, du diagnostic et du traitement des troubles mentaux chez l'adulte.
Il propose des traitements psychiatriques, psychosociaux et psychothérapeutiques à la population adulte du canton de Genève dans le cadre d'une mission de service public.
Il contribue aussi à la prévention des maladies mentales et aux conséquences psychosociales des troubles psychiatriques en collaboration avec différents partenaires.
Description du poste
Rattaché-e au chef administratif du Département de psychiatrie, vous êtes en charge de gérer et encadrer les activités des secrétariats médicaux du CAPPI Jonction.
Vous mettez en place des processus visant à garantir la qualité des activités des secrétariats et d’accueil, à harmoniser les pratiques professionnelles et à maintenir une cohérence entre les différents services au niveau administratif.
Vous veillez à l'adéquation des ressources par rapport à la charge de travail.
Vous assurez la supervision opérationnelle des collaborateurs et collaboratrices des secrétariats. Vos qualités de communication vous permettent d’encadrer et motiver une équipe de 5 secrétaires.
Grâce à votre aptitude à collaborer avec des équipes pluridisciplinaires, vous planifiez et coordonnez l’exécution des travaux administratifs, médicaux, de secrétariat et d’accueil des patients et patientes.
Notamment, vous gérez la constitution, la mise à jour et le classement du dossier médical patient. Vous gérez les différents rapports aux assurances en coordination avec le médecin en charge ainsi que les correspondances complexes.
Par ailleurs, vous vous assurez de l’état des stocks de matériel et des formulaires administratifs.
Pour piloter l’activité administrative, vous mettez en place les indicateurs pertinents et en assurez le suivi. Vous êtes garant ou garante du contrôle des données administratives et de la documentation clinique tout en vous assurant du respect des exigences institutionnelles.
Cela vous permet d’élaborer et mettre à jour les documents de référence, procédures et méthodes de travail que vous communiquez auprès de vos équipes.
De manière transversale, vous participez aux projets de votre département ou de l’institution ainsi qu’à la formation des nouveaux collaborateurs, collaboratrices, stagiaires et personnes en apprentissage.
Au besoin, vous êtes également à même d’apporter votre soutien à votre équipe.
Qualifications
Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC d'employé ou employée de commerce et vous avez suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent).
Vous vous appuyez sur une expérience d'au moins 5 ans dans une fonction de secrétariat, dans le milieu médical de préférence, et vous avez également de l’expérience dans la gestion d'équipe.
Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et Powerpoint).
La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Dragon et GRECO constitue un atout.
Vous avez une excellente maitrise du français tant à l’écrit qu’à l’oral. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.
La maîtrise de l’anglais est un réel atout.
Vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités vous permettant de faire face à des situations d'urgence nécessitant une bonne maîtrise du stress.
Vous disposez d'une bonne capacité d'analyse et d'un esprit de synthèse. Vous êtes une personne affirmée, flexible et à l'écoute.
Vous êtes dynamique et faites preuve d'adaptabilité ainsi que de force de proposition pour insuffler une cohérence aux secrétariats du CAPPI Jonction .
Vous pouvez suppléer un ou une collègue sur un autre site du canton selon les besoins du département.
Informations complémentaires
- Lieu de travail : Rue des Bains 35, 1205 Genève
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