Cheffe ou Chef de secrétariat 100

Vous gérez et encadrez les activités des secrétariats médicaux du département. Vous mettez en place des processus visant à garantir la qualité des activités des secrétariats et daccueil à harmoniser les pratiques professionnelles et à maintenir une cohérence entre les différents services au niveau administratif. Vous veillez à ladéquation des ressources par rapport à la charge de travail.

Vous assurez la supervision opérationnelle des collaborateurs et collaboratrices des secrétariats. Vos qualités de communication vous permettent dencadrer et motiver une équipe de nombre de secrétaires. Grâce à votre aptitude à collaborer avec des équipes pluridisciplinaires vous planifiez et coordonnez lexécution des travaux administratifs médicaux et de secrétariat. Notamment vous gérez la constitution la mise à jour et le classement du dossier médical patient. Par ailleurs vous vous assurez de létat des stocks de matériel et des formulaires administratifs liés au secrétariat.

Pour piloter lactivité administrative vous mettez en place les indicateurs pertinents et en assurez le suivi. Vous vous assurez du contrôle des données administratives et de la documentation clinique tout en vous assurant du respect des exigences institutionnelles. Cela vous permet délaborer et mettre à jour les documents de référence procédures et méthodes de travail que vous communiquez auprès de vos équipes.

De manière transversale vous participez aux projets de votre département ou de linstitution ainsi quà la formation des nouveaux collaborateurtrices stagiaires et besoin vous êtes également à même dapporter votre soutien à votre équipe.

Qualifications :

Vous êtes titulaire dun diplôme de secrétaire médical ou secrétaire médicale ou dassistant médical ou assistante médicale et dune maturité commerciale ou dun CFC demployé ou demployée de commerce et vous avez idéalement suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent).

Vous vous appuyez sur une expérience dau moins 5 ans dans une fonction de secrétariat dans le milieu médical de préférence et vous avez également de lexpérience dans la gestion déquipe.

Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word standard pour Excel et Powerpoint). La connaissance de logiciels tels que DPI DPA Opale Winscribe et GRECO constitue un atout.

Vous avez une excellente maitrise du français tant à lécrit quà loral. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.

Vous possédez dexcellentes capacités dorganisation et de gestion des priorités vous permettant de faire face à des situations durgence nécessitant une bonne maîtrise du stress. Vous disposez dune bonne capacité danalyse et dun esprit de synthèse. Vous êtes une personne affirmée flexible et à lécoute. Vous êtes dynamique et faites preuve dadaptabilité ainsi que de force de proposition pour insuffler une cohérence aux secrétariats du département.

Enfin vous faites preuve dun sens aigu de la confidentialité.

Informations supplémentaires :

• Entrée en fonction: 01.03.2026
• Nombre de poste: 1
• Taux dactivité: 100%
• Classe de fonction: 13
• Contrat: CDI
• Délai de candidature: 12.02.2026
• Demande de renseignement: Mme T. Maret cheffe administrative tél. 079

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation votre curriculum vitae les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce sadresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant sengager dans la lutte contre le chômage les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de lOffice cantonal de lemploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time

Key Skills
Abinitio,Cooking,Consumer Durables,Interior Fit-Out,IT System Administration,ITI
Experience: years
Vacancy: 1