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Description du poste
Au sein du service de la pédiatrie générale, vous assistez le ou la médecin cheffe de service pour la gestion et l'organisation administrative du service, dans les domaines clinique, académique et de recherche, en assurant l'interface entre les différentes filières professionnelles.
Vous organisez les rendez-vous, les séances et les séminaires, en gérant l’agenda électronique du ou de la médecin cheffe de service. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes rendus de séances et coordonnez le suivi des décisions prises.
Vous gérez la correspondance de manière autonome. Votre capacité d'auto-initiative vous permet d'analyser les situations afin de soumettre des projets de réponse.
Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction telles que la gestion des horaires (VRH) des médecins cadres, des chefs ou cheffes de clinique et des médecins internes, la gestion administrative des fonds privés ou facultaires, l’organisation des congrès et colloques du corps médical, le suivi du budget alloué au service et à la recherche.
Votre proactivité vous permet d'effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat, telles que les commandes, les demandes d'engagement, de remboursement de frais et de formation.
Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires médicales et vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.
Qualifications
Vous êtes titulaire d'un diplôme de l'école supérieure de commerce et d'une formation administrative supérieure de type brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction.
Vous disposez d'une expérience réussie de 3 ans dans un poste similaire dans un secrétariat de direction, idéalement dans le milieu médical ou de la santé publique. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.
La patientèle étant résidente et internationale, vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. Vous possédez également de très bonnes connaissances écrites et orales de l'anglais (C1). La connaissance d'une troisième langue est un atout supplémentaire.
Vous possédez la certification ECDL Advanced sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web et une très bonne connaissance du logiciel VRH. La maîtrise des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO et Winscribe) est un atout non négligeable.
Résistant ou résistante au stress, vous êtes une personne très organisée et avez un excellent sens des priorités. Vous êtes flexible et capable de vous adapter à différents environnements de travail et vous assurez la coordination efficace d'activités médicales par l'intermédiaire de votre secrétariat.
Méticuleux ou méticuleuse, vous êtes habituée ou habitué à gérer des informations confidentielles avec la plus grande discrétion.
Enfin, vous possédez un fort esprit d'équipe et contribuez activement à la réussite collective.
Informations supplémentaires
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.
