Die kaufmännische Fachkraft ist für den professionellen und reibungslosen Ablauf der Postbearbeitung und des Telefondienstes, sowie weitere administrative Arbeiten zuständig. Sie gewährleistet eine optimale Unterstützung der Sachbearbeiter / innen und der Mandatspersonen. Sie arbeitet teamorientiert unter Einbezug von Qualitätsvorgaben und Standards.
Allgemeine administrative Aufgaben umfassen
- Bearbeitung / Triagierung eingehender Post, Telefonate
- Empfang von Besucher / innen
- Allgemeine Sekretariatsarbeiten
- Administrative Unterstützung der Sachbearbeiter / innen, wieScannenEinsenden der Rückforderungsbelege an die KrankenkassenRückforderung der Krankheits- und Behinderungskosten bei den ZusatzleistungenDatenpflege
- Management des Administratorentools für die Telefonsoftware
- Zuständigkeit für Kopierer
- Bewirtschaftung Büromaterial / Sichtung Amtsblatt
- Betreuung Bibliothek, Ablage der Fach-Zeitschriften
- Zuständigkeit für das gesamte Recycling
- Überwachung und Einbindung von Zustellnachweisen eingeschriebener Briefe
Wir suchen eine Person, die an vier Vormittagen pro Woche die Präsenz am Empfang abdecken kann.