Assistant-e de direction pour le Directeur général et Secrétaire général (80 - 100%) / Direktionsassistentin/-assistenten für den Generaldirektor und den Generalsekretär (80 - 100%)

Afin d’assurer la succession suite à un départ à la retraite, la Direction générale de l’HFR recherche pour son Directeur général et son Secrétaire général un-e

Assistant-e de direction

Votre mission :

• préparer les dossiers pour le / la Directeur-trice général-e et le / la Secrétaire général-e, et en assurer le suivi
• se positionner comme point de contact du / de la Directeur-trice général-e et du / de la Secrétaire général-e pour les interlocuteurs internes et externes
• gérer avec agilité l’agenda et la coordination des rendez-vous, ainsi que les diverses communications
• rédiger des correspondances exigeantes et divers documents
• organiser les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux des séances avec le Conseil d’administration, le Conseil de direction et d’autres séances et assurer un suivi des décisions et actions
• élaborer de manière autonome, traiter, corriger, mettre en forme des documents, des présentations et des analyses
• organiser et participer aux séances
• participer à l’organisation d’évènements ponctuels
• traiter et gérer le courrier et les appels
• travailler en étroite collaboration avec les cadres supérieurs
• travailler en étroite collaboration avec les autres assistant-e-s de direction

Votre profil :

• brevet fédéral d’assistant-e de direction
• expérience confirmée dans une fonction similaire
• excellente maîtrise des outils bureautiques MS Office
• aisance rédactionnelle
• maîtrise de la langue allemande avec d’excellentes connaissances de la langue française
• sens de l’organisation et des priorités
• sens de la confidentialité
• autonomie, proactivité et orientation solutions

Entrée en fonction : 1er novembre 4 ou date à convenir

Renseignements : M. Sébastien Ruffieux, Secrétaire général, tél. +

Délai de postulation : juin 4 (date limite de réception des dossiers).

Réf. : HFR-A-

Im Rahmen der Nachfolgeorganisation nach einer Pensionierung sucht die Generaldirektion des HFR für den Generaldirektor und den Generalsekretär eine / n

Direktionsassistentin / -assistenten

Aufgaben

• Sie bereiten die Dossiers für den Generaldirektor und den Generalsekretär vor und kümmern sich um die Nachbereitung.
• Sie sind Ansprechperson des Generaldirektors und des Generalsekretärs für interne und externe Anfragen.
• Sie verwalten den Terminkalender flexibel und geschickt und koordinieren die Termine und die Kommunikation.
• Sie verfassen anspruchsvolle Korrespondenz und diverse weitere Dokumente.
• Sie organisieren die Traktandenlisten und verfassen die Protokolle der Sitzungen mit dem Verwaltungsrat, dem Direktionsrat sowie weiteren Personen.
• Sie sorgen für die Weiterverfolgung der Beschlüsse und Massnahmen.
• Sie erstellen Dokumente, Präsentationen und Analysen selbstständig oder bearbeiten, korrigieren und layouten diese.
• Sie organisieren Sitzungen und nehmen daran teil.
• Sie wirken an der Organisation punktueller Veranstaltungen mit.
• Sie bearbeiten die Post und nehmen Anrufe entgegen.
• Sie arbeiten eng mit den höheren Kadermitarbeitenden zusammen.
• Sie arbeiten eng mit den anderen Direktionsassistentinnen und -assistenten zusammen.

Profil

• Direktionsassistent / in mit eidg. Fachausweis
• Ausgewiesene Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion
• Ausgezeichnete Kenntnis der Büroprogramme (MS Office)
• Gute redaktionelle Fähigkeiten
• Deutsch mit ausgezeichneten Französischkenntnissen
• Organisationsvermögen, Fähigkeit zur Prioritätensetzung
• Diskretion
• Selbstständige und proaktive Arbeitsweise, Lösungsorientiertheit

Stellenantritt : 1. November 4 oder nach Vereinbarung

Auskunft : Herr Sébastien Ruffieux, Generalsekretär, T +

Bewerbungsfrist : . Juni 4 (letztes Eingangsdatum) direkt online.

Ref. : HFR-A-