ASAP - Team Assistant (m/w/d) 100%

Administrative & organisatorische Unterstützung

• Unterstützung des Teams bei sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Koordination von Kalendern, Terminen und internen sowie externen Meetings
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen sowie Nachverfolgung relevanter Aufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten, Präsentationen und internen Informationen
• Allgemeine Korrespondenz und Kommunikation in deutscher und englischer Sprache

Reise- & Eventorganisation

• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, inklusive Reiseplanung, Buchungen und Reisedokumentation
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Koordination mit internen Ansprechpartnern sowie externen Dienstleistern
• Unterstützung bei Spesenabrechnungen und weiteren reisebezogenen administrativen Aufgaben

Team- & Office Support

• Unterstützung bei der Koordination von teamübergreifenden Aktivitäten und organisatorischen Abläufen
• Sicherstellung einer strukturierten Ablage und Pflege relevanter Dokumente und Informationen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Onboardings, Teammeetings und internen Veranstaltungen
• Übernahme verschiedener ad-hoc Aufgaben und selbstständige Bearbeitung kleinerer organisatorischer Projekte

• Mindestens 2 bis 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, beispielsweise als Team Assistant, Administrative Assistant, Office Assistant oder in einer koordinierenden Position
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Erfahrung in der Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen von Vorteil
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten
• Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich rasch in neue Themen und Prozesse einzuarbeiten
• Proaktive Persönlichkeit mit einem guten Gespür für die Bedürfnisse des Teams
• Freundliches, professionelles und kommunikatives Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld

• Ein 7-monatiger temporärer Einsatz in einem internationalen Unternehmen
• Eine vielseitige Team-Assistant-Funktion mit breitem Verantwortungsbereich
• Ein modernes und dynamisches Arbeitsumfeld in Luzern
• Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und internationalen Ansprechpartnern
• Eine Position mit viel Eigenverantwortung und der Möglichkeit, aktiv zur effizienten Zusammenarbeit innerhalb des Teams beizutragen