Executive Assistant CEO 80–100 % (all)

Stellenbeschreibung

Als zentrale organisatorische Drehscheibe sorgst du für reibungslose Abläufe, verlässliche Governance-Prozesse und einen professionellen Informationsfluss. Du unterstützt den CEO, die Geschäftsleitung und den Verwaltungsrat auf höchstem professionellem Niveau. Du arbeitest vorausschauend, eigenständig und mit ausgeprägtem Qualitätsbewusstsein in einem internationalen erfolgreichen Schweizer Familienunternehmen.

• Koordination der Agenda, Mailbox und Prioritäten des CEO sowie Organisation internationaler Geschäftsreisen
• Erstellung von Präsentationen und Vorbereitung von Sitzungsunterlagen für den CEO
• Organisation von Meetings, Off-sites und Workshops für den CEO und Verwaltungsrat
• Professionelle Begleitung von Verwaltungssratsitzungen und Ausschüssen inklusive Jahresplanung, Sitzungsunterlagen, Protokollführung
• Organisation und Betreuung der Generalversammlung und des Aktionariats
• Koordination von Handelsregistermutationen, Unterschriften, Beglaubigungen und weiteren gesellschaftsrechtlichen Themen
• Aufbereitung, Redaktion und Qualitätssicherung von Reports, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
• Zentrale Schnittstelle für Verwaltungsrat, Aktionariat, Management sowie interne und externe Partner
• Sicherstellung eines effizienten und organisierten Büroalltags

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung (sowie Weiterbildung als Direktionsassistent von Vorteil)
• Berufserfahrung als Executive Assistant CEO-, Geschäftsleitungs- oder Verwaltungsratsebene, idealerweise in einem internationalen Umfeld
• Hohe Integrität, absolute Diskretion und ein souveränes, verbindliches Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, vernetztes Denken und die Fähigkeit, komplexe Abläufe und wechselnde Prioritäten souverän zu steuern
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch und ausgeprägter Hands-on-Mentalität
• Hohe Dienstleistungsorientierung und Flexibilität
• Stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr versierter Umgang mit Microsoft 365 sowie AI-Technologie
• Reisbereitschaft (ca 1-2 Dienstreisen pro Jahr)
• Bereitschaft für physische Präsenz am Hauptsitz in Horgen

Was dich erwartet

• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung und viel Gestaltungsspielraum
• Ein international tätiges Schweizer Familienunternehmen mit einer Kultur, die von Vertrauen, Respekt und Zusammenarbeit geprägt ist
• Attraktive Rahmenbedingungen sowie Raum für persönliche und fachliche Weiterentwicklung

Zusätzliche Informationen

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