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Michael Page
ASAP - Administration & Finance Coordinator (m/f/d)Michael Page • Zürich (Kreis 7) Hottingen, CH
ASAP - Administration & Finance Coordinator (m/f/d)

ASAP - Administration & Finance Coordinator (m/f/d)

Michael Page • Zürich (Kreis 7) Hottingen, CH
Vor 3 Tagen
Stellenbeschreibung

Business Operations & Administration (50%)

  • Coordinate day-to-day office operations and administrative activities
  • Support leadership with meeting planning, governance activities, travel and documentation
  • Manage supplier relationships, contracts and service agreements
  • Coordinate employee administration and payroll processes
  • Maintain operational procedures, templates and internal records
  • Organise meetings, events and stakeholder communications
  • Support process improvements and business projects



Finance Administration (50%)

  • Process supplier invoices and employee expenses
  • Support accounts payable and receivable activities
  • Prepare payment runs and maintain accounting documentation
  • Perform account reconciliations
  • Support month-end and year-end closing
  • Assist with budgeting and reporting
  • Coordinate VAT documentation and audit requests
  • Liaise with external accountants and tax advisors




  • Bachelor's degree or equivalent qualification in Accounting, Finance, Business Administration, or a related discipline.
  • Fluent English, both written and spoken.
  • German language skills would be considered a plus.
  • 1-5 years of experience as Executive Assistant, Senior Team Assistant, Office Manager, Operations Coordinator or Finance Administrator
  • Experience supporting finance-related administrative processes and travelmanagement
  • Exposure to AP/AR, invoice processing, expense management or bookkeeping
  • Knowledge of Swiss VAT processes is a strong advantage
  • Strong organisational and coordination skills
  • Excellent attention to detail
  • Comfortable working with Excel and ERP systems

  • Diverse position with exposure to both finance and operations.
  • International working environment with broad stakeholder interaction.
  • Opportunity to contribute to process improvements and organizational development.
  • Collaborative team culture with close interaction across functions.



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ASAP - Administration & Finance Coordinator (m/f/d) • Zürich (Kreis 7) Hottingen, CH

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