ASAP - Office Assistant 50-60%

ASAP - Office Assistant (m/w/d) 50-60%
In dieser Position als Office Assistant fungieren Sie als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner und unterstützen das Team in einer vielseitigen Kombination aus Empfangs-, Office-Management- und Administrationsaufgaben. Sie tragen wesentlich zu einem professionellen Auftritt des Unternehmens sowie zu reibungslosen Abläufen im Tagesgeschäft bei.
ASAP - Office Assistant (m/w/d) 50-60%
Unser Kunde ist ein international tätiges Beratungsunternehmen mit einem exzellenten Ruf und einer starken globalen Präsenz. Für den zentral gelegenen Standort in Zürich suchen wir eine motivierte, dienstleistungsorientierte und flexible Persönlichkeit, die das Corporate Services Team im Rahmen eines Teilzeitpensums unterstützt.
Stellenbeschreibung
Reception & Office Support
Erste Anlaufstelle für interne und externe Kontakte sowie professionelle Betreuung von Besuchern und Gästen
Übernahme sämtlicher Empfangstätigkeiten und Unterstützung des täglichen Office Managements
Organisation, Vor- und Nachbereitung von Kundenmeetings
Unterstützung bei der Planung und Koordination von Geschäftsreisen und Veranstaltungen
Eigenständige Bearbeitung eingehender E-Mails und allgemeiner Korrespondenz
Übernahme von Stellvertretungen innerhalb des Teams während Ferienabwesenheiten
Administrative Support
Koordination von Terminen sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
Pflege und Aktualisierung von Kontaktlisten und Datenbanken
Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Präsentationen und weiteren Geschäftsdokumenten
Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung sowie administrativen Tracking-Prozessen
Mithilfe bei der Erstellung von Vertragsunterlagen und Pflege interner Systeme
Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen
Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Unterstützung bei diversen administrativen Aufgaben und Projekten im Tagesgeschäft
Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrere Jahre Erfahrung am Empfang, in der Administration, Office Coordination oder einer ähnlichen Funktion
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Erfahrung innerhalb eines Corporate-, Beratungs-, Professional-Services- oder vergleichbaren Umfelds von Vorteil
Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere PowerPoint
Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
Hohe Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Hohe Serviceorientierung sowie ein freundliches und professionelles Auftreten
Teamfähigkeit, Flexibilität und Freude an einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet
Das Angebot
Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position im Herzen der Organisation mit direktem Einfluss auf den täglichen Geschäftsbetrieb
Internationales und professionelles Arbeitsumfeld mit ausgeprägter Servicekultur
Engagiertes und kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen
30 Ferientage pro rata jidfceef6aa jit0835a jiy26a