Persönliche Assistenz des CEO 100%

Persönliche Assistenz des CEO (m/w/d) 100%
In dieser Vertrauensposition agieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen dem CEO und internen sowie externen Anspruchsgruppen. Sie übernehmen ein breites Spektrum an organisatorischen, administrativen, finanziellen und projektbezogenen Aufgaben und leisten einen wesentlichen Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Executive Offices.
Persönliche Assistenz des CEO (m/w/d) 100%
Unser Kunde ist ein international tätiges Unternehmen mit anspruchsvollem Stakeholder-Umfeld und globaler Präsenz. Für die direkte Unterstützung des CEOs suchen wir eine erfahrene, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant / Personal Assistant to CEO.
Stellenbeschreibung
Proaktive Unterstützung des CEOs in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen
Koordination und Überwachung von Fristen, Pendenzen und geschäftskritischen Aufgaben
Vorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Korrespondenz, Verträgen und wichtigen Dokumenten
Unterstützung bei Vertragsunterzeichnungen, Beglaubigungen und administrativen Genehmigungsprozessen
Organisation und Koordination von Verwaltungsrats-, Management- und Stakeholder-Meetings
Schnittstellenfunktion zu Verwaltungsratsmitgliedern, Investoren, Rechtsberatern, Behörden und weiteren externen Partnern
Pflege und Verwaltung von Unternehmensdokumentationen sowie regulatorischen Unterlagen
Koordination von Rechnungsfreigaben und Zahlungsprozessen
Unterstützung im Cashflow-Monitoring sowie bei investitionsbezogenen Administrationsaufgaben
Zusammenarbeit mit Buchhaltungs-, Steuer- und Finanzdienstleistern
Vorbereitung steuerrelevanter Unterlagen und Abstimmung mit externen Fachspezialisten
Kommunikation mit Banken, Versicherungen und externen Dienstleistern
Betreuung administrativer Prozesse im Zusammenhang mit Gesellschaften und Behörden im In- und Ausland
Mitarbeit und Koordination von bereichsübergreifenden Projekten
Unterstützung im Facility Management von Geschäfts- und Wohnliegenschaften
Koordination externer Partner und Dienstleister
Bearbeitung von physischen und digitalen Dokumentenablagen
Empfang und Betreuung von Gästen bei Meetings und Veranstaltungen
Verwaltung eines komplexen und internationalen Terminkalenders
Organisation von Geschäftsreisen inklusive Transport, Unterkunft und Reiserouten
Unterstützung bei ausgewählten persönlichen Angelegenheiten des CEOs
Koordination verschiedener privater und geschäftlicher Termine
Unterstützung des CEOs in einem dynamischen und internationalen Umfeld mit hoher Vertraulichkeit
Profil
Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Vertrauensfunktion auf C-Level-Ebene
Nachweisbare Erfahrung in einem internationalen und komplexen Unternehmensumfeld
Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Professioneller Umgang mit anspruchsvollen Stakeholdern, Verwaltungsräten, Investoren, Behörden und externen Beratern
Erfahrung im Vertragsmanagement, in regulatorischen Prozessen sowie in gesellschaftsrechtlichen und administrativen Themen von Vorteil
Gute Kenntnisse in finanziellen und administrativen Prozessen, insbesondere Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Budget-/Cashflow-Koordination
Hohe Diskretion, Loyalität und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
Organisationsstarke, strukturierte und lösungsorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität
Gültiger Führerausweis Kat. B
Das Angebot
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. jidedbd7e1a jit0834a jiy26a