A-235_Front Office Assistant

Einleitung

Du bist sprachgewandt, serviceorientiert und hast Freude am Kontakt mit Menschen? Bist du bereit, beim Aufbau und Umzug eines neuen Produktionsstandorts mitzuwirken?
Dann bist du genau richtig die richtige Persönlichkeit für unseren Kunden mit Standort in Zug

Aufgaben

• Erste Anlaufstelle für neue Mitarbeitende, Besucher, Lieferanten, Kunden
• professioneller Empfang, Registrierung, Betreuung, Bearbeitung spontaner Anfragen,
• Sicherstellung eines positiven ersten Eindrucks des Unternehmens durch ein serviceorientiertes, freundliches und diskretes Auftreten am Empfang
• Ausgabe und Verwaltung von Besucherausweisen sowie Mitarbeiterausweisen in Zusammenarbeit mit Human Resources und Security
• Einhaltung regulatorischer Anforderungen und interner Compliance-Richtlinien im Umgang mit Besuchern, Lieferanten und sensiblen Bereichen
• Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung sämtlicher externer Kommunikation (Telefon, E-Mail, Post, Pakete und Lieferungen) an die zuständigen Mitarbeitenden und Abteilungen
• Überwachung eines reibungslosen Post- und Paketflusses sowie Koordination von Kurierdiensten (DHL, FedEx usw.)
• Verwaltung der Teamausgaben, einschließlich Bearbeitung und Nachverfolgung von Belegen sowie Sicherstellung der ordnungsgemäßen elektronischen Ablage in SAP Concur für Team-Kreditkarten
• Unterstützung bei der Erstellung von Bestellanforderungen (Purchase Requisitions, PRs) sowie Nachverfolgung des Bestellstatus.
• Unterstützung bei Entgegennahme, Erfassung und Weiterleitung von Service- und Störungsmeldungen
• Nachverfolgung von Anfragen bis zur Lösung sowie Rückmeldung an die betroffenen Mitarbeitenden

Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Front Office, Empfang oder in der Büroadministration innerhalb eines professionellen Unternehmensumfelds
• Erfahrung im Besuchermanagement, in der Bedienung von Telefonsystemen sowie in der Bearbeitung und Koordination externer Kommunikation (E-Mail, Post und Lieferungen).
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Koordinationsgeschick, insbesondere bei der Planung von Meetings, der Bearbeitung von Serviceanfragen und der Unterstützung des täglichen Betriebs
• Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel, sowie Erfahrung mit digitalen Buchungs- oder Verwaltungssystemen.
• Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister von Vorteil (z. B. Reinigungsdienste, Wartungsfirmen oder Lieferanten)
• Kenntnisse von Zutrittskontrollsystemen, Ausweisverwaltung oder digitalen Ticketing-Systemen im Facility Management von Vorteil
• Stilsicheres Deutsch sowie Englischkenntnisse runden dein Profil ab. Jede weitere Sprach von Vorteil

Vorteile

Dienstleistungs- sowie lösungsorientiert ist für dich selbstverständlich und in hektischen Zeiten behältst du den Überblick? Deine Arbeitsweise zeichnet sich durch Selbständigkeit und grossem Prozessverständnis aus. Du verfügst über eine rasche Auffassungsgabe und kannst gut mit Druck umgehen? Auf dich wartet ein spannendes Aufgabengebiet in einem dynamischen Umfeld.
Schon entschlossen? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Kontaktinformationen

Falls du weitere Fragen zu diesem Stellenangebot (Referenz: JN -082026-1145788) hast, kontaktiere bitte Shane Hostettler unter 058 233 49 85.

Über uns

Adecco ist Marktführer für Personallösungen in der Schweiz und weltweit. Jeden Tag sorgen unsere Teams in unseren rund 50 Standorten schweizweit für den besten Match zwischen Kandidat:innen und Kunden in unterschiedlichen Berufsfeldern und Branchen.

Adecco Schweiz ist ein Unternehmen der Adecco Gruppe, dem weltweit führenden Unternehmen für Talent Advisory und Solutions. Wir glauben daran, jeden für die Zukunft fit zu machen und beschäftigen täglich über 3,5 Millionen Menschen. Wir rekrutieren, entwickeln und bilden Talente in 60 Ländern aus, und ermöglichen es Organisationen, die Zukunft der Arbeit mitzugestalten.

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