ASAP - Office Assistant (m/w/d) 50-60%

Reception & Office Support

• Erste Anlaufstelle für interne und externe Kontakte sowie professionelle Betreuung von Besuchern und Gästen
• Übernahme sämtlicher Empfangstätigkeiten und Unterstützung des täglichen Office Managements
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Kundenmeetings
• Unterstützung bei der Planung und Koordination von Geschäftsreisen und Veranstaltungen
• Eigenständige Bearbeitung eingehender E-Mails und allgemeiner Korrespondenz
• Übernahme von Stellvertretungen innerhalb des Teams während Ferienabwesenheiten

Administrative Support

• Koordination von Terminen sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Pflege und Aktualisierung von Kontaktlisten und Datenbanken
• Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Präsentationen und weiteren Geschäftsdokumenten
• Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung sowie administrativen Tracking-Prozessen
• Mithilfe bei der Erstellung von Vertragsunterlagen und Pflege interner Systeme
• Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung bei diversen administrativen Aufgaben und Projekten im Tagesgeschäft

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• 1-3 Jahre Erfahrung am Empfang, in der Administration, Office Coordination oder einer ähnlichen Funktion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung innerhalb eines Corporate-, Beratungs-, Professional-Services- oder vergleichbaren Umfelds von Vorteil
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere PowerPoint
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
• Hohe Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung sowie ein freundliches und professionelles Auftreten
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Freude an einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position im Herzen der Organisation mit direktem Einfluss auf den täglichen Geschäftsbetrieb
• Internationales und professionelles Arbeitsumfeld mit ausgeprägter Servicekultur
• Engagiertes und kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen
• 30 Ferientage pro rata