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Michael Page
ASAP - Office Assistant (m/w/d) 50-60%Michael Page • Zürich (Kreis 7) Fluntern, CH
ASAP - Office Assistant (m/w/d) 50-60%

ASAP - Office Assistant (m/w/d) 50-60%

Michael Page • Zürich (Kreis 7) Fluntern, CH
Vor 5 Tagen
Stellenbeschreibung

Reception & Office Support

  • Erste Anlaufstelle für interne und externe Kontakte sowie professionelle Betreuung von Besuchern und Gästen
  • Übernahme sämtlicher Empfangstätigkeiten und Unterstützung des täglichen Office Managements
  • Organisation, Vor- und Nachbereitung von Kundenmeetings
  • Unterstützung bei der Planung und Koordination von Geschäftsreisen und Veranstaltungen
  • Eigenständige Bearbeitung eingehender E-Mails und allgemeiner Korrespondenz
  • Übernahme von Stellvertretungen innerhalb des Teams während Ferienabwesenheiten



Administrative Support

  • Koordination von Terminen sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
  • Pflege und Aktualisierung von Kontaktlisten und Datenbanken
  • Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Präsentationen und weiteren Geschäftsdokumenten
  • Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung sowie administrativen Tracking-Prozessen
  • Mithilfe bei der Erstellung von Vertragsunterlagen und Pflege interner Systeme
  • Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen
  • Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Unterstützung bei diversen administrativen Aufgaben und Projekten im Tagesgeschäft

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  • 1-3 Jahre Erfahrung am Empfang, in der Administration, Office Coordination oder einer ähnlichen Funktion
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Erfahrung innerhalb eines Corporate-, Beratungs-, Professional-Services- oder vergleichbaren Umfelds von Vorteil
  • Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere PowerPoint
  • Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
  • Hohe Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
  • Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  • Hohe Serviceorientierung sowie ein freundliches und professionelles Auftreten
  • Teamfähigkeit, Flexibilität und Freude an einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet

  • Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position im Herzen der Organisation mit direktem Einfluss auf den täglichen Geschäftsbetrieb
  • Internationales und professionelles Arbeitsumfeld mit ausgeprägter Servicekultur
  • Engagiertes und kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen
  • 30 Ferientage pro rata
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ASAP - Office Assistant (m/w/d) 50-60% • Zürich (Kreis 7) Fluntern, CH

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