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Legal and Finance Assistant 60% - 100%Michael Page Switzerland • Lausanne, Vaud, Switzerland
Legal and Finance Assistant 60% - 100%

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Michael Page Switzerland • Lausanne, Vaud, Switzerland
Vor 3 Tagen
Stellenbeschreibung
As a Legal and Finance Assistant, based in Lausanne, you will support the legal and financial activities of a company in the financial services sector. This versatile position will allow you to work closely with the legal department to manage administrative and operational tasks.

Legal and Finance Assistant 60% - 100%

Our client is a company active in the real estate investment fund sector, located in Lausanne. Responsibilities As a Legal and Finance Assistant, you will have the following responsibilities:

Administrative Management and Coordination

Management of all administrative and organisational activities, including preparation and coordination of meetings, calendar management, room bookings, agenda preparation, as well as monitoring deadlines and actions. Management of correspondence, invoice follow-up, proofreading and formatting of documents, as well as drafting letters and administrative documents. Organisation and structuring of electronic and physical documentation, with implementation and improvement of efficient filing systems, notably within the framework of document digitalisation projects. Coordination of participation in conferences, training sessions and professional events, including registration management, scheduling and administrative follow-up. Creation, harmonisation and updating of document templates and communication materials in accordance with company standards. Legal Support

Preparation and coordination of documentation required for internal controls, audits and regulatory reviews, collecting information from various departments. Regulatory and legal monitoring, preparation of summaries and participation in organising internal training related to compliance. Management and follow-up of various annual declarations and regulatory certificates, including signature requests and necessary reminders. Updating and monitoring checklists, internal registers and compliance documentation. Contribution to the development, updating and dissemination of internal directives and procedures. Management of the secretariat for various internal committees and coordination of associated documents. Support to the Finance Department

Coordination and monitoring of financial calendars to ensure compliance with deadlines related to closings, audits, tax obligations, regulatory reporting and management reporting. Preparation and updating of dashboards consolidating key indicators from various financial teams. Participation in the preparation of financial presentations for management and governance bodies. Administrative coordination with external auditors, banking partners and various stakeholders during annual audits. Support in monitoring cross-functional projects, notably related to digital transformation, information systems and continuous improvement of financial and operational processes. Candidate Profile As a Legal and Finance Assistant, you have the following profile: * Commercial employee CFC or equivalent training * At least 10 years of professional experience in a similar position * Proficiency with the latest IT tools (MS Office suite, Teams, Onedrive, etc). Knowledge of Artificial Intelligence tools is an asset * Experience in the financial and legal fields is an asset * Language: fluent French. German is an asset * Rigour and attention to detail * Analytical and critical thinking * Excellent writing skills * Sense of confidentiality * Autonomy, initiative and ability to interact with different departments * Highly organised and flexible person Conditions and Benefits Our client offers you: A permanent position in Lausanne with a flexible workload between 60% and 100%; A good working atmosphere within the team; An opportunity to develop your skills in the financial services sector. If this Legal and Finance Assistant position matches your profile, please do not hesitate to send your application. jid75d3db9aen jit0832aen jpiy26aen
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Legal and Finance Assistant 60% - 100% • Lausanne, Vaud, Switzerland

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