Secrétaire général-e adjoint-e

En véritable bras droit du Secrétaire général, vous contribuez au pilotage des activités du Secrétariat général et intervenez sur quatre grands axes de responsabilité :

Appui stratégique et opérationnel au Secrétaire général - 40%

• Point de contact et interface du Secrétariat général : coordination et transmission d'informations entre le Secrétaire général et ses interlocuteurs-trices;
• Préparation de dossiers complexes (collecte et analyse de données, notes de synthèse, éléments de briefing) en vue de la prise de décision;
• Réalisation de recherches, d'analyses, de mémos stratégiques, de notes techniques et de présentations à destination des instances;
• Représentation du Secrétaire général dans certaines instances, réunions ou groupes de travail, avec capacité de prise de position dans le cadre de la délégation confiée;
• Garant-e de la fluidité de la circulation de l'information entre les services du Secrétariat général.

Appui au pilotage des enjeux institutionnels transversaux - 30%

• Assurer la coordination de dossiers transversaux impliquant plusieurs fonctions institutionnelles rattachées au Secrétariat général;
• Contribuer à la préparation et à la fiabilisation des dossiers soumis aux différentes instances de gouvernance;
• Faciliter la circulation de l'information et le suivi des décisions dans des domaines nécessitant une approche coordonnée et interdisciplinaire;
• Appuyer le Secrétaire général dans le suivi de thématiques institutionnelles sensibles ou complexes.

Pilotage de dossiers transversaux, sur délégation - 30%

• Identification des parties prenantes, cadrage du périmètre et coordination des contributions des différentes entités;
• Structuration des analyses, synthèses et recommandations nécessaires aux arbitrages;
• Gestion des situations exceptionnelles nécessitant une coordination rapide entre plusieurs services;
• Suivi de la mise en oeuvre des décisions du Rectorat et du Comité de direction (Codir)

Continuité et suppléance

• Assure la continuité opérationnelle du Secrétariat général en l'absence du Secrétaire général, grâce à une vision transverse des dossiers en cours.

Nature des dossiers traités

Le ou la titulaire est amené-e à coordonner, sur délégation du Secrétaire général, des dossiers institutionnels à fort enjeu impliquant plusieurs services ou instances de l'Université.

Ces dossiers peuvent concerner des questions d'organisation, de gouvernance, d'amélioration des processus, de conduite du changement ou d'appui à la décision.

• Diplôme universitaire de niveau Master (ou équivalent) ; une formation postgrade en gestion des risques et/ou en gestion de projet est un atout, mais non obligatoire;
• Expérience professionnelle confirmée de 5 à 8 ans, acquise de préférence au sein d'une institution publique;
• Bonne compréhension des enjeux de gouvernance, notamment en matière de gestion des risques et conformité;
• Connaissance fine du milieu académique suisse et international;
• Bonne compréhension des milieux politiques genevois et nationaux, sensibilité politique développée;
• Excellentes capacités d'organisation et aptitude avérée à la négociation;
• Grande capacité de travail et résistance au stress, dans un environnement exigeant, à forte visibilité et nécessitant une réelle flexibilité horaire.

Entrée en fonction à venir.