Assistent*in SGF – Programme

Das sind wir

Die Stiftung Kinderdorf Pestalozzi ist eine einzigartige Schweizer Non-Profit-Organisation mit Hauptsitz in Trogen AR. Mit unserer Arbeit schaffen wir den Zugang zu guter und gleichberechtigter Bildung für alle Kinder und Jugendlichen in der Schweiz und weltweit. Die Umsetzung der Kinderrechtskonvention bildet den Rahmen unserer Projekte. Das Kinderdorf ist ein Ort der Begegnung und das Herz unserer Stiftung.

Als zentrale organisatorische Drehscheibe im Geschäftsfeld Programme sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf aller administrativen und sekretariatsbezogenen Prozesse. Mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent unterstützen Sie die Programmleitung sowie die Programmteam Mitarbeitenden bei vielseitigen Aufgaben und übernehmen eine Schlüsselrolle im Daten- und Prozessmanagement. Dabei tragen Sie aktiv zur Effizienz, Qualität und Weiterentwicklung der administrativen Abläufe bei.

Sie übernehmen

• die professionelle Koordination und Verwaltung von Terminen, Kontakten und Adressen des Departements sowie die Organisation der Administration.
• die administrative Mitbegleitung von Projektaufgaben – von der Pflege der Projektübersicht über die Eröffnung von Projekten in den Datenbanken und MSTeams.
• die organisatorische Vor- und Nachbereitung interner Sitzungen inklusive der Erstellung aussagekräftiger Protokolle.
• die Planung der departementsspezifischen Ablagesysteme.
• die Mitorganisation von Dienstreisen, Retraiten, Workshops und weiteren Veranstaltungen des Departements.
• vielseitige Übersetzungs- und Korrespondenzaufgaben in deutscher und englischer Sprache.
• die ansprechende Gestaltung und professionelle Aufbereitung von Dokumenten, Berichten und Vorlagen sowie die redaktionelle Qualitätssicherung durch Korrekturlesen und sprachliche Optimierung in enger Zusammenarbeit mit den Fachverantwortlichen.
• die Rolle als zentrale Ansprechperson für das IT-Helpdesk im Departement

Kurz gesagt: Sie sorgen mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Serviceorientierung und Ihrer strukturierten Arbeitsweise dafür, dass administrative Prozesse, Projekte und interne Abläufe effizient und professionell umgesetzt werden.

Sie bringen

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung sowie profunde Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Koordinations- oder Administrationsfunktion.
• Ein ausgeprägtes Interesse an der internationalen Entwicklungszusammenarbeit, insbesondere in den Themenfeldern Bildung und Kinderrechte.
• Erfahrung in Projektarbeiten oder Project Cycle Management – oder die Motivation, sich in diesem Bereich weiterzuentwickeln.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise sowie ein sicheres Gespür für sprachlich und inhaltlich überzeugende Texte.
• Die Fähigkeit, vernetzt zu denken, Prioritäten richtig zu setzen und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS-Office-Programmen; Kenntnisse in ABACUS sind ein Plus.
• Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Spanischkenntnisse sind von Vorteil.
• Eine dienstleistungsorientierte, selbstständige und proaktive Persönlichkeit, die Freude daran hat, Prozesse mitzugestalten und Menschen unterstützend zur Seite zu stehen.

Persönlich überzeugen Sie durch Ihre Eigeninitiative, Ihr Organisationstalent und Ihre Fähigkeit, administrative Exzellenz mit einem hohen Qualitätsanspruch und einer internationalen Perspektive zu verbinden.

Sie erhalten

eine sinnstiftende und vielseitige Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung in einer international und in der Schweiz tätigen NGO. Ein familiäres Arbeitsklima sowie moderne Arbeitsbedingungen mit flexiblen Arbeitsmodellen und Homeoffice gehören ebenso zu unseren Mitarbeitervorteilen. Auswärtige Mitarbeitende haben die Möglichkeit, günstig in einem Personalzimmer in Trogen zu übernachten.

Sie wagen

den Schritt und senden uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen zu.