Procurement Assistenz

Projekt:

Für unseren Kunden, ein grosses Pharmaunternehmen mit Sitz in Basel suchen wir einen Procurement Assistenz
Hintergrund:
Roche hat sich das ambitionierte Ziel gesetzt, die Standorte Basel und Kaiseraugst bis zum Jahr 2030 zu 100 % mit CO2-neutraler Energie zu versorgen. Dieses zukunftsweisende Vorhaben wird massgeblich durch die strategischen Großprojekte „Blue“ und „Greenpart“ realisiert. Zur administrativen und operativen Unterstützung unseres engagierten Teams im Bereich Engineering Procurement (FNMB) suchen wir eine organisationsstarke Procurement Assistenz, die einen aktiven Beitrag zu unseren Nachhaltigkeitszielen leisten möchte.

Der oder die perfekte Kandidat:in:
Gesucht wird eine zuverlässige und organisationsstarke Persönlichkeit, die sich durch eine gewissenhafte, strukturierte sowie eigenverantwortliche Arbeitsweise auszeichnet und als verlässlicher Anker im operativen Tagesgeschäft agiert. Neben einer schnellen Auffassungsgabe, die eine rasche Einarbeitung in komplexe Themengebiete und dynamische Prozesse ermöglicht, bringt die ideale Person einen ausgeprägten Teamgeist mit. Das Einbringen aktiver Impulse sowie die Förderung eines harmonischen und produktiven Arbeitsklimas im Team sind hierbei selbstverständlich. Abgerundet wird das Profil durch ein hohes Mass an Empathie, ein ausgeprägtes Fingerspitzengefühl im Umgang mit Menschen sowie eine sichere, wertschätzende Kommunikation mit unterschiedlichsten internen und externen Stakeholdern auf Augenhöhe.

Aufgaben & Verantwortlichkeiten:
* Bearbeitung von Bestellanforderungen, Bestellungen und Rechnungen im ERP-System
* Vertragsmanagement: Verantwortlich für die administrative Abwicklung von Ausschreibungen, Vertragsvorbereitung
* Durchführen von nicht komplexen Ausschreibungen
* Bearbeitung von Garantien, Abnahmeprotokollen und Versicherungsunterlagen.
* Unterstützung von Beschaffungsaktivitäten für Projekte; Bearbeitung von reaktiven oder geschäftsbezogenen Beschaffungsanfragen innerhalb einer bestimmten Region, eines Landes oder eines großen Standorts.
* Durchführung kleinerer Beschaffungsaktivitäten wie Ad-hoc-, Abruf- und ungeplante/geplante oder reaktive geschäftsbezogene Beschaffungsaktivitäten, um eine maximale Wirkung der Beschaffung zu gewährleisten.
* Unterstützung bei Beschaffungsanfragen in Übereinstimmung mit den Spezifikationen der jeweiligen Kategorie und den einschlägigen Richtlinien, Standards, Spezifikationen und Arbeitsanweisungen, einschließlich Vereinbarungen und Verträgen mit bestehenden Lieferanten.
* Ein Procurement Delivery Associate arbeitet mit der Beschaffung und den Stakeholdern des Unternehmens zusammen, um die Anforderungen zu verstehen und den entsprechenden Beschaffungsprozess unter Verwendung geeigneter Methoden, Tools und Bündelungen zu implementieren.

Must Haves:
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Groß- und Außenhandelskaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation (Kein Bachelor, Masters oder PhD).
* Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (für die sichere Kommunikation mit internen Stakeholdern und Lieferanten).
* Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Tools (insb. Excel, Word, Teams).
* Erfahrung im operativen Einkauf / der Beschaffung, idealerweise in der Unterstützung von Projektgeschäften oder an Gross-Standorten.
* Sichere Administration des Beschaffungsprozesses: Nachweisbare Erfahrung in der Erstellung und Bearbeitung von Bestellanforderungen (Banfen) und Bestellungen.
* Umgang mit der administrativen Vorbereitung von Verträgen, Ausschreibungsunterlagen, Garantien, Abnahmeprotokollen und Versicherungsunterlagen.
* Erfahrung in der Durchführung (kleinerer/komplexer) Ausschreibungen sowie im Ad-hoc- und operativen Tagesgeschäft (z. B. Abrufbestellungen).
* Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit: Eine gewissenhafte, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise zeichnet Sie aus.
* Teamgeist: Sie arbeiten gerne im Team, bringen sich aktiv ein und tragen zu einem harmonischen Arbeitsklima bei.
* Schnelle Auffassungsgabe: Sie arbeiten sich rasch in neue, komplexe Themengebiete ein und finden sich in dynamischen Prozessen schnell zurecht.
* Empathie & Kommunikationsstärke: Sie besitzen ein ausgeprägtes Gespür für Menschen („Fingerspitzengefühl“) und kommunizieren sicher und wertschätzend mit unterschiedlichen Personengruppen.