Executive Assistant to Chief International Officer

Executive Assistant to Chief International Officer
Du arbeitest 100% in Zug
Executive Assistant to Chief International Officer
V-ZUG International Department
V-ZUG steht für Qualität und Präzision. International bewegen wir uns bewusst als anspruchsvoller Nischenplayer: Die International Markets verbinden unseren Hauptsitz in Zug mit Partnern, Märkten und Managing Directors weltweit. Gemeinsam entwickeln wir unsere Präsenz Schritt für Schritt weiter – mit klarem Fokus auf ausgewählte Märkte.
Unser Team ist klein, unser Wirkungskreis . Wir denken strategisch, handeln pragmatisch und bewegen uns täglich in einem Umfeld, das genauso international wie dynamisch ist. Kurze Entscheidungswege, eine CIO mit Gestaltungswille und ein Team, das füreinander einsteht – das ist unsere Arbeitsrealität.
Das bietet dir die Stelle
Du bist die zentrale Stütze der CIO und gestaltest ihren Arbeitsalltag aktiv mit: Du führst den Kalender proaktiv, koordinierst Dokumente für ExCo-Unterschriften und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft
Du planst und organisierst Meetings der International Markets von A bis Z: von der Einladung über die Agenda bis zum Protokoll – du hast den Überblick und den Drive, damit Meetings wirklich etwas bewegen
Du organisierst Geschäftsreisen für die CIO und das Team sowie HQ-Besuche von Partnern und Managing Directors – massgeschneidert, durchdacht und bis ins Detail geplant, inklusive Programm, Locations und Abstimmung mit den Märkten
Du übernimmst das Ausgabenmanagement der CIO und ihrer Direktberichte, überprüfst Spesenabrechnungen auf Regelkonformität und stellst einen sauberen SAP-Beschaffungsprozess sicher
Du verantwortest das Office Management: von Büromaterial und Meeting-Supplies bis zur Korrespondenz und dem Handling von Marketingmaterial und Give-Aways für Kunden und Märkte
Du planst und begleitest Onboarding- und Offboarding-Prozesse für Mitarbeitende – von der IT-Einrichtung bis zur strukturierten Einführung in die Organisation – und sorgst so für einen professionellen ersten und letzten Eindruck
Du pflegst und entwickelst den Intranet- und SharePoint-Bereich der International Markets weiter und agierst als IT-Power-User: Du unterstützt die CIO und das internationale Team bei Beschaffungen und bist erste Ansprechperson bei technischen Fragen und Problemen
Du bringst dich aktiv in Sonderprojekte ein: Du unterstützt bei PowerPoint-Präsentationen, bündelst und konsolidierst Informationen aus unterschiedlichen Quellen und übernimmst bei Bedarf eine tragende Rolle in Projekten – mit echtem Gestaltungsspielraum
Das bringst du für die Stelle mit
Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Grundausbildung – beispielsweise auch im Hospitality-Umfeld (z. B. Hotelfachschule). Ein Weiterbildungsabschluss als Executive Assistant oder Direktionsassistenz ist ein Plus, aber kein Muss
Du bist fit im gesamten Microsoft-Kosmos: SharePoint, Copilot, Outlook, Word, Excel und PowerPoint setzt du versiert und effizient ein – du weisst, wie man diese Tools wirklich nutzt, nicht nur bedient
Du kommunizierst fliessend auf Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich. Weitere Sprachen sind willkommen und ein echtes Plus in einem internationalen Umfeld
Du bist dienstleistungsorientiert durch und durch: Du findest pragmatische Lösungen, behältst auch in turbulenten Situationen die Ruhe und trittst nach innen wie nach aussen professionell auf – als Visitenkarte der CIO und der International Markets
Du denkst und planst voraus, handelst aus eigener Initiative und bist bereit, dir technisches und fachliches Know-how selbstständig anzueignen – Stillstand ist nicht dein Ding
Du bist strukturiert, systematisch und zuverlässig – Menschen wissen, dass Dinge, die du übernimmst, erledigt sind. Und das mit der nötigen Sorgfalt
Du arbeitest gerne mit Menschen, bist unkompliziert im Umgang und kannst das Unternehmen professionell gegenüber externen Gästen, Partnern und Märkten vertreten – mit der richtigen Mischung aus Verbindlichkeit und Herzlichkeit
Noch nicht überzeugt? V-ZUG bietet dir mehr als nur einen Job
Als Teil der V-ZUG Familie profitierst du von zeitgemässen Anstellungsbedingungen, vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten, geeigneter Infrastruktur sowie zahlreichen Angeboten und Dienstleistungen für dein persönliches Wohlbefinden.
Worauf wartest du noch?
Jennifer Stöver, Talent Acquisition Partner, erklärt dir gerne Einzelheiten.
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Dossiers von Personalvermittlungen können wir für diese Vakanz nicht berücksichtigen. Sollten dennoch unaufgefordert Dossiers eingereicht werden, zahlen wir kein Vermittlungshonorar.
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