Finance Operations & Office Coordinator (m/w/d)

The Owners Forum ist ein exklusives internationales Netzwerk führender Familienunternehmen. Unsere Mitglieder gehören zu den bedeutendsten Unternehmerfamilien ihres jeweiligen Landes und werden ausschließlich durch ihre Eigentümer:innen vertreten.

Neben Fragestellungen rund um das Familienunternehmertum widmet sich das Forum globalen wirtschaftlichen Entwicklungen und fördert den vertrauensvollen Austausch über konkrete Kooperationsmöglichkeiten.

Mehrmals im Jahr treffen sich unsere Mitglieder zu hochkarätigen Foren und Dinner-Events in internationalen Wirtschaftszentren wie Seoul, Singapur, Kapstadt, New York, Paris oder London.

Die Unternehmensstruktur des Owners Forum umfasst zwei eigenständige Gesellschaften: eine GmbH mit Sitz in Zug (Schweiz) sowie eine GmbH mit Sitz in Berlin (Deutschland). Die Berliner Gesellschaft fungiert dabei als Servicegesellschaft für die in Zug ansässige Schweizer GmbH.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir für unser Büro in Zug eine engagierte Persönlichkeit als

Office & Finance Operations Coordinator (m/w/d)

Unbefristet | Teilzeit | Pensum 50 % (mit perspektivischer Möglichkeit zur späteren Aufstockung auf ein höheres Pensum)

Start: ab sofort

Ihr Profil

Sie sind eine strukturierte, eigenverantwortlich arbeitende Persönlichkeit mit ausgeprägtem Qualitätsanspruch und Erfahrung in kaufmännischen bzw. administrativen Funktionen.

Idealerweise bringen Sie folgende Qualifikationen mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (Office Management, Finance Operations, Accounting Support o. ä.)
• Erfahrung im Umgang mit vorbereitender Buchführung und administrativen Finanzprozessen
• Selbständige, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie hohe Eigenständigkeit
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und modernen Arbeitsprozessen (z. B. Bexio, Excel, DMS-Systeme)
• Sehr sichere Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau
• Sehr gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit mit internationalen Kollegen und Partnern
• Idealerweise Erfahrung im Schweizer KMU- oder Dienstleistungsumfeld

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Geschäftsführung sowie die Finanzabteilung des Unternehmens bei der Betreuung der Gesellschaft in Zug und übernehmen eine zentrale Rolle in der operativen Unterstützung der Finanz- und Verwaltungsprozesse.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

Finance & Accounting Support

• Prüfung und Überweisung von Eingangsrechnungen
• Unterstützung der vorbereitenden Buchführung inklusive Belegmanagement und Datenpflege
• Erstellung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen
• Unterstützung bei der Erstellung interner Auswertungen und Übersichten
• Vorbereitung von Unterlagen für externe Buchhaltung und Steuerberatung
• Abstimmung und Pflege von offenen Posten (Debitoren/Kreditoren)
• Unterstützung bei Jahresabschluss-Vorbereitungen
• Mitarbeit bei der Optimierung und Digitalisierung interner Prozesse
• Remote-Urlaubsvertretung einer Kollegin im Accounting Department der deutschen GmbH

Executive & Office Support

In enger Abstimmung mit der Assistenz der Geschäftsführung in Berlin unterstützen Sie zudem die Geschäftsführer bei administrativen Aufgaben am Standort Zug:

• Verwaltung der postalischen Korrespondenz
• Organisation einzelner Termine sowie deren Vor- und Nachbereitung
• Vorbereitung von Unterschriftmappen und Versand unterzeichneter Dokumente
• Recherche, Einkauf und Versand von Geschenken für Mitglieder und Netzwerkpartner weltweit
• Unterstützung bei einzelnen organisatorischen Belangen der Geschäftsführung

Was wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Position in einem internationalen Unternehmernetzwerk
• Ein kleines, professionelles Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Eine umfassende Einführung in die Abläufe und Strukturen des Owners Forum
• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Bezahlte Fort- und Weiterbildungen

Bewerbung

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit dem Betreff

„Finance Operations & Office Coordinator“

an:

Paul Dietze

Founder & Managing Director

The Owners Forum

Um die Effektivität unserer Ausschreibungskanäle auswerten zu können, bitten wir Sie außerdem, uns mitzuteilen, über welches Stellenportal Sie auf unsere Ausschreibung aufmerksam geworden sind. Diese Information hat keinen Einfluss auf den Bewerbungsprozess.

Kontakt für Rückfragen

Ana Del j4id10140396a j4it0417a j4iy26a