qui a pour mission de soutenir la Directrice en la déchargeant des tâches administratives, organisationnelles et logistiques nécessaires à la gestion efficace de l’Association RÉFORMER. Il / elle joue un rôle clé dans le soutien administratif au quotidien, l’organisation des événements, et la coordination des activités de l’Association.
Missions, activités et responsabilités
1. Soutien à la Direction
- Assurer la coordination et le suivi administratif des dossiers stratégiques de la Direction.
- Planifiez l’agenda, les réunions, les événements et les déplacements de la Directrice, en assurant un suivi efficace des échéances.
- Préparer des présentations et documents pour les interventions de la Directrice.
- Assurer la fonction de secrétaire de l’Association en prenant les procès-verbaux des differents réunions du Comité Directeur et en gérant diverses correspondances.
- Assurer toute tâche utile confiée par la Directrice.
2. Gestion administrative et RH
Assurer les rapports administratifs avec la fiduciaire : transmission des factures, coordination des paiements et suivi des transactions.Rassembler, coordonner et vérifier les données comptables et budgétaires.participer au suivi budgétaire en collaboration avec la Directrice et la fiduciaire.Gérer le système de saisie des heures des collaborateurs .Effectuer toutes les tâches administratives relatives à la gestion du personnel (rédaction des contrats de travail, gestion des dossiers du personnel, déclaration aux assurances sociales, courriers aux collaboratrices et collaborateurs) .3. Gestion courante du secrétariat
Assurer l’accueil et le renseignement des interlocuteurs internes et externes.Réceptionner, trier et expédier le courrier.Gérer la boîte e-mail générale de l’AssociationRédiger et mettre en page divers documents administratifs et relatifs à la gestion du personnel.Gérer l’archivage et le classement des documents (physique et électronique).Organiser et participer aux réunions de l’équipe (prise de procès-verbal, organisation du suivi des actions).Gérer l’agenda de l’Association (séances, bilatérales, rencontres externes, déplacements, logistique).Assurer la gestion des fournitures et des aspects logistiques liés aux locaux.4. Organisation et coordination des événements
Planifier, organiser et assurer le suivi des événements et workshops de l’Association.Coordonner la logistique des événements (réservations, invitations, supports, matériel).Assurer la gestion des prestataires et partenaires impliqués.Participer aux actions de communication interne et externe liée aux événementsPositionnement hiérarchique du poste
Fonction du supérieur hiérarchique : Directrice de l’Association.Fonctions subordonnées : AucuneFormations et connaissances pour le ou les postes
CFC d’employé de commerce, maturité ou titre jugé équivalentCertificat d’assistant-e en gestion du personnel,Brevet assistant RH souhaitéCompétences requises
Autonomie et proactivitéBonne communication interpersonnelleAisance rédactionnelle, capacité de synthèse et d’analyseSens de l’organisationSens de la discrétionAisance avec les chiffresExcellente maitrise des outils bureautiques, collaboratifs et numériques usuels (ERP, CRM)Langue maternelle française, bonne connaissance de l’allemand et de l’anglaisExpériences professionnelles
Expérience de 5 à 10 ans dans un poste similaire dans le secteur public, parapublic ou de la santéDelai de candidature : 26 mars
Entrée en fonction : dès que possible
Contact : Mme Sara Gabrione, Directrice de l'Association REFORMER, 078 859 0034
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