Was ist meine Funktion?
Unser Kunde, ein Schweizer, eigentümergeführtes Umzugsunternehmen , braucht dich zur Verstärkung als Office Administrator:in. Du bist für die allgemeine Büroverwaltung und effiziente Abläufe zuständig und sorgst für reibungslose Kommunikation. Als Hauptschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Belegschaft und Kunden übernimmst du folgende Aufgaben:
Bereitstellung von Informationen und Beantwortung von Fragen als zentrale Ansprechperson
Begrüssung von Besucher:innen und zeitnahe Bearbeitung telefonischer Anfragen
️ Sicherstellung effizienter Büroabläufe
Übernahme vielfältiger administrativer Pflichten, darunter Schriftverkehr
Erstellung und Verteilung von Aufträgen
Erstellung und Versand von Rechnungen
Pflege von Kundendatenbanken
Überwachung von Konten und Zahlungsströmen
Unterstützung des Geschäftsführers beim gesamten Offertwesen
Abwicklung von umfangreichen, kundenspezifischen Umzugs- und Reinigungsaufträgen
️ Selbstständige Erstellung von Offerten nach einer Einführungsphase
Kompetente Auskunftserteilung über Kalkulationen
Vereinbarung und Verwaltung von Terminen sowie Sicherstellung deren Einhaltung
Was brauche ich, um erfolgreich zu sein?
Nachweisliche Erfahrung in einer administrativen Tätigkeit, idealerweise bereits erfolgreich in einer administrativen Bürofunktion
Wohnsitz in der Umgebung Luzern oder Bereitschaft, dorthin zu ziehen
Hervorragende Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
⏰ Ausgezeichnetes Zeit- und Aufgabenmanagement
Sicherer Umgang mit Microsoft Office
Bereitschaft, sich in neue Software und Systeme einzuarbeiten
Ausgeprägte soziale Kompetenzen
Betriebswirtschaftliches Grundverständnis
Flexible Problemlösungsfähigkeit
Auge für Details
Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten
Souveräner Umgang mit unerwarteten Situationen
Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (Bürokauffrau:Bürokaufmann oder vergleichbar) wünschenswert
Erfahrung in der Budgetverwaltung von Vorteil
Erfahrung in der Entwicklung interner Prozesse und Ablagesysteme von Vorteil
Souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen
Flexible, professionelle Arbeitsweise – auch in Stresssituationen
Was sind meine Vorteile?
Verantwortungsvolle Position mit vielseitigen Aufgaben in einem etablierten Schweizer Familienunternehmen
Zentrale Rolle mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung und hoher Eigenverantwortung
Umfassende Einarbeitung mit schrittweiser Integration in alle Aufgabenbereiche
Positive Arbeitsatmosphäre mit Fokus auf Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung
Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Kundenkontakt und administrativen Herausforderungen
Langfristige Perspektive in einem stabilen, wachstumsorientierten Unternehmen
Faire Anstellungsbedingungen entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung
Was zeichnet das Unternehmen aus?
Unser Kunde ist ein Schweizer, eigentümergeführtes Umzugsunternehmen , dessen Erfolg von der Produktivität der Workflows und Mitarbeiter abhängt. Das Unternehmen legt Wert auf eine positive Büro- und Mitarbeiterkultur , die Effizienz und Produktivität fördert.
Sprachen
Deutsch: C2 - Muttersprachliches Niveau
Arbeitsort
Luzern
Vakanz-Nr
VA-XVJ-95P
Office Administrator 100% (m/w/d) • Luzern, CH
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