Assistant Family Office Services, 60%

Einleitung Seit über 13 Jahren unterstützen wir Banken, Vermögensverwaltungen und Family Offices erfolgreich bei der Besetzung von Positionen in den Bereichen Assistenz, Kundenbetreuung und Relationship Management. Aktuell suchen wir für ein Multi Family Office, das sich durch maßgeschneiderte Vermögenslösungen und persönliche Betreuung auszeichnet, eine / -n engagierte / -n Assistent / -in . Diese vielseitige Position bietet die Möglichkeit, in einem professionellen Umfeld mitzuwirken und die Assistentin des CEOs und das Client Management Team durch organisatorisches Geschick und Eigeninitiative tatkräftig zu unterstützen. Aufgaben Unterstützung der CEO Assistentin bei folgenden Tätigkeiten : Organisation von Reisen des CEOs, einschließlich Zusammenstellung von Reisedokumenten und Quittungen sowie Bearbeitung interner Reisekostenabrechnungen nach Anweisung des CEO-Koordinators Koordination von Meetings (Überprüfung von Verfügbarkeiten, Vorbereitung der Räume, Planung von Rekrutierungs- und Interviewterminen einschließlich aller dazugehörigen Unterlagen) Planung und Organisation von Teamevents Allgemeines Dokumentenmanagement und Hochladen von Dokumenten in interne Cloud-Laufwerke (z. B. auf MS Teams) Die Verwaltung von der Büroausstattung und den Verbrauchsmaterialien, sowie die Organisation des Lagerraums vor Ort Bearbeiten von Spesenabrechnungen für mehrere Führungskräfte Unterstützung des Client Management Teams : Herunterladen und Ablage von Kontoauszügen zur Vorbereitung auf Abstimmungsarbeiten Beantwortung und Weiterleitung eingehender Anrufe Empfang und Betreuung von Besuchern / Kunden (Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Büroorganisation) Erledigung täglicher administrativer Aufgaben wie Ablage, Drucken, Scannen und Aktualisierung von Datenbanken Qualifikation Berufserfahrung als Assistenzfachkraft in einem ähnlichen Umfeld Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Serviceorientierte, flexible und loyale Persönlichkeit Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office-Programmen Lösungsorientierter, vorausschauender und proaktiver Teamplayer mit der Fähigkeit, sich schnell an wechselnde Bedingungen anzupassen Noch ein paar Worte zum Schluss Möchten Sie mehr über diese spannende Jobchance erfahren oder sich direkt bewerben? Dann kontaktieren Sie uns noch heute – wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und stehen Ihnen bei Fragen jederzeit zur Verfügung. Senden Sie uns zunächst nur Ihren Lebenslauf. Ihre Bewerbung wird selbstverständlich mit höchster Diskretion behandelt.