Koordinator/-in universitäre Gremien (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Erstellung und Pflege von gremienübergreifenden Traktanden- und Sitzungsplänen
• Koordination der Abwicklung der Gremiengeschäfte
• Qualitätskontrolle von Anträgen und Überwachung von Fristen
• Protokollierung der Entscheidungsfindung
• Anpassung von Anträgen für die Folgegremien
• Kommunikation und Koordination mit internen und externen Stakeholdern, inklusive kantonalen Behörden
• Weiterentwicklung und Verbesserung von Gremienprozessen und -standards

Ihr Profil

• Weiterbildung in Projektmanagement oder in einem relevanten Verwaltungs- oder Managementbereich ist erwünscht
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Koordination und Verwaltung von Gremien oder in vergleichbaren administrativen Funktionen, vorzugsweise im Bildungs- oder öffentlichen Sektor
• Erfahrung in der Arbeit mit hochrangigen Stakeholdern und in Entscheidungsprozessen
• Verständnis für formelle und informelle universitäre Strukturen und Prozesse
• Versierter Umgang mit Office-Management-Software (z.B. Microsoft Office, besonders Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Grundkenntnisse in Datenbankmanagement und digitalen Archivierungssystemen
• Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Starke Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten
• Fähigkeit zur Priorisierung und Bewältigung von komplexen Aufgabenstellungen unter Einhaltung von Fristen
• Hohe Kompetenz in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation auf Deutsch, weitere Sprachkenntnisse (z.B. Englisch) sind von Vorteil