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Assistentin CEO und anderes

Assistentin CEO und anderes

PKS Personal AGBinningen, Baselland, CH
Vor 30+ Tagen
Stellenbeschreibung

In Kürze

Office Management A-Z Kompetenzen ADMINISTRATION :

  • Führung & Organisation des Back Office EMEA
  • Unterstützung der Außendienstmitarbeiter bei administrativen Arbeiten
  • Selbständige Führung des Sekretariats des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion (Group CEO, CFO & CIO sowie CEO Schweiz)
  • Koordinationsstelle innerhalb der Firmengruppe mit internen und externen Stellen / Partnern
  • Planung und Überwachung der Termine des Group CEO, CEO Schweiz, Group CFO & CIO
  • Rechnungskontrolle, Spesenabrechnungen, Adressdatenbanken
  • Unterstützung des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion in allen administrativen und organisatorischen Belangen

ABLAGEMANAGEMENT

  • Führen eines Ablagesystems
  • Gesetzliche Fristen und Regeln kennen im Anlagesegment, Schweiz

    • EVENTMANAGEMENT

  • Eventmanagement EMEA In- und Ausland
  • Planung, Koordination und organisation von Management Meetings, Geschäftsreisen und Events im In-und Ausland

    • TRAVELMANAGEMENT

  • Reisemanagement des gesamten EMEA Teams
  • Visa Management für Geschäftsreisende und Deputies

    • KOMMUNIKATION

  • Verwaltung des Empfangsbereichs zur Sicherstellung eines effizienten Telefon- und Postverkehrs sowohl intern als auch extern
  • Vertragsmanagement mit Partnern und Lieferanten
  • Mithilfe bei der Vorbereitung und Organisation von VR-Sitzungen, Aktionärs / und Generalversammlungen
  • Führung der Korrespondenz in DE / ENG / FR / ITA
  • Zusammenstellung und Schreiben eines Firmen Handbuches EMEA

    • PROJEKTARBEIT

  • Leitung und Aufbau des Records Management
  • Mitarbeit bei Projekten und Betreuung von Spezialaufgaben
  • Mithilfe bei Seminars / Trainings und Workshops
  • Einführung und Mitarbeit bei Secure digital Signature System
  • Einführung und Leitung eines Mitarbeiters ins Records Management System

    • HUMAN RESOURCES

  • Vorbereitung, Prüfung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Spesenabrechnungen aller Mitarbeiter
  • Übersicht und Vorsortierung der eingereichten Bewerbungen
  • Mitsprache bei der Bewerbungsprozess potentieller Kandidaten für ausgeschriebene Stellen

    • FACILITY MANAGEMENT

  • Verhandlungen über den Kauf von Büromaterial und -möbeln, Büroausstattung usw. für das gesamte Personal in Übereinstimmung mit den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens und den Budgetvorgaben
  • Facility Management der Geschäftsräumlichkeiten in Basel, Switzerland
  • Mithilfe und Überwachung im facility Management rund um diverse Aufgaben im Hauswarts Bereich und dem gesamten Gebäude
  • hohe soziale Fähigkeiten
  • Teamplayer
  • international, positiv, ergebnisorientiert und zuverlässig
  • verantwortungsbewusst, verständlich, tolerant
  • Führungsqualitäten, Flexibilität, Interesse
  • Motivation
  • hoher Sinn für Diskretion
  • strukturierte Arbeitsweise
  • loyal IT-Kenntnisse : - Microsoft Office World 2007 / 2008 - sehr gute Anwendungskenntnisse
  • Internet / Email - sehr gute Anwendungskenntnisse
  • Lotus Notes - sehr gute Anwendungskenntnisse
  • SAP Kenntnisse
  • Novell Group Wise - sehr gute Anwendungskenntnisse
  • Linux - gute Anwendungskenntnisse
  • Open Office - gute Anwendungskenntnisse
  • Outlook - sehr gute Anwendungskenntnisse
  • Documentum ( DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
  • D2 (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
  • SharePoint gute Anwendungskenntnisse
  • Easy Contract & Archive (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse Sprachen - Deutsch (Muttersprache)
  • Englisch (fliessend schriftlich und mündlich, 2. Arbeitssprache)
  • Französisch (fliessend schriftlich und mündlich)
  • Italienisch (fliessend schrifltich und mündlich)