Assistentin CEO und anderesPKS Personal AG • Binningen, Baselland, CH
Assistentin CEO und anderes
PKS Personal AG • Binningen, Baselland, CH
Vor 30+ Tagen
StellenbeschreibungFühren eines Ablagesystems Gesetzliche Fristen und Regeln kennen im Anlagesegment, Schweiz Eventmanagement EMEA In- und Ausland Planung, Koordination und organisation von Management Meetings, Geschäftsreisen und Events im In-und Ausland Reisemanagement des gesamten EMEA Teams Visa Management für Geschäftsreisende und Deputies Verwaltung des Empfangsbereichs zur Sicherstellung eines effizienten Telefon- und Postverkehrs sowohl intern als auch extern Vertragsmanagement mit Partnern und Lieferanten Mithilfe bei der Vorbereitung und Organisation von VR-Sitzungen, Aktionärs / und Generalversammlungen Führung der Korrespondenz in DE / ENG / FR / ITA Zusammenstellung und Schreiben eines Firmen Handbuches EMEA Leitung und Aufbau des Records Management Mitarbeit bei Projekten und Betreuung von Spezialaufgaben Mithilfe bei Seminars / Trainings und Workshops Einführung und Mitarbeit bei Secure digital Signature System Einführung und Leitung eines Mitarbeiters ins Records Management System Vorbereitung, Prüfung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Spesenabrechnungen aller Mitarbeiter Übersicht und Vorsortierung der eingereichten Bewerbungen Mitsprache bei der Bewerbungsprozess potentieller Kandidaten für ausgeschriebene Stellen Verhandlungen über den Kauf von Büromaterial und -möbeln, Büroausstattung usw. für das gesamte Personal in Übereinstimmung mit den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens und den Budgetvorgaben Facility Management der Geschäftsräumlichkeiten in Basel, Switzerland Mithilfe und Überwachung im facility Management rund um diverse Aufgaben im Hauswarts Bereich und dem gesamten Gebäude hohe soziale Fähigkeiten Teamplayer international, positiv, ergebnisorientiert und zuverlässig verantwortungsbewusst, verständlich, tolerant Führungsqualitäten, Flexibilität, Interesse Motivation hoher Sinn für Diskretion strukturierte Arbeitsweise loyal IT-Kenntnisse : - Microsoft Office World 2007 / 2008 - sehr gute Anwendungskenntnisse Internet / Email - sehr gute Anwendungskenntnisse Lotus Notes - sehr gute Anwendungskenntnisse SAP Kenntnisse Novell Group Wise - sehr gute Anwendungskenntnisse Linux - gute Anwendungskenntnisse Open Office - gute Anwendungskenntnisse Outlook - sehr gute Anwendungskenntnisse Documentum ( DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse D2 (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse SharePoint gute Anwendungskenntnisse Easy Contract & Archive (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse Sprachen - Deutsch (Muttersprache) Englisch (fliessend schriftlich und mündlich, 2. Arbeitssprache) Französisch (fliessend schriftlich und mündlich) Italienisch (fliessend schrifltich und mündlich)
In Kürze
Office Management A-Z Kompetenzen ADMINISTRATION :
- Führung & Organisation des Back Office EMEA
- Unterstützung der Außendienstmitarbeiter bei administrativen Arbeiten
- Selbständige Führung des Sekretariats des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion (Group CEO, CFO & CIO sowie CEO Schweiz)
- Koordinationsstelle innerhalb der Firmengruppe mit internen und externen Stellen / Partnern
- Planung und Überwachung der Termine des Group CEO, CEO Schweiz, Group CFO & CIO
- Rechnungskontrolle, Spesenabrechnungen, Adressdatenbanken
- Unterstützung des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion in allen administrativen und organisatorischen Belangen
ABLAGEMANAGEMENT
EVENTMANAGEMENT
TRAVELMANAGEMENT
KOMMUNIKATION
PROJEKTARBEIT
HUMAN RESOURCES
FACILITY MANAGEMENT
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Ceo • Binningen, Baselland, CH
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