Personal / Executive AssistantChiffre 20262701 • Zurich, CH
Personal / Executive Assistant
Chiffre 20262701 • Zurich, CH
Vor einem Tag
StellenbeschreibungProfessionelle Erstkommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Strukturierte Sichtung, Priorisierung und Vorformulierung von E-Mails (Deutsch & Englisch) Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Follow-ups Operative Unterstützung im laufenden Tagesgeschäft Aktives Mitdenken in Prioritäten, Abhängigkeiten und Entscheidungsprozessen Strukturierung komplexer Themen nach klaren Denk- und Entscheidungsmodellen Sicherstellung effizienter Abläufe und sauberer Dokumentation Identifikation von Optimierungspotenzialen und aktive Prozessverbesserung Aufbau und Pflege professioneller digitaler Ablagestrukturen Sicherstellung von Ordnung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit Verlässliche Nachverfolgung offener Themen und Deadlines Höchstes Maß an Integrität, Loyalität und Diskretion Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein Strukturierte, ruhige und lösungsorientierte Arbeitsweise Souveränität im Umgang mit sensiblen Informationen Fähigkeit, eigenständig zu denken und Prioritäten richtig zu setzen Wohnsitz in oder im näheren Umfeld von Zürich Mehrjährige Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in vergleichbarer vertrauensbasierter Position von Vorteil Erfolgreich abgeschlossene(s) Abitur / Matura Deutsch und Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift (C1 oder höher) Sehr hohe Auffassungsgabe und ausgeprägte Lernfähigkeit Sicherer Umgang mit digitalen Tools, Kalender- und Kommunikationssystemen Sehr gute organisatorische und administrative Fähigkeiten Sehr hohe Routine im Einsatz von LLMs (z. B. ChatGPT) als integraler Bestandteil der täglichen Arbeit Erfahrung mit Automatisierungs- und Workflow-Systemen (z. B. n8n) ist ein Plus Verständnis moderner, effizienter Arbeitsprozesse Hohe digitale Affinität und strukturierte Tool-Nutzung Eine hochvertrauensvolle Position mit direkter Nähe zur Geschäftsführung Tiefe Einblicke in das internationale Musikmanagement Direkte Beteiligung an operativen und strategischen Entscheidungsprozessen Ein professionelles, anspruchsvolles und zugleich menschliches Arbeitsumfeld Hoher Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung Hybrid-Arbeitsmodell mit Flexibilität und klarer Struktur Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsperspektive
Verantwortungsbereich :
Executive & Personal Support
- Umfassende persönliche und organisatorische Unterstützung
- Pflege, Steuerung und Priorisierung eines komplexen Kalenders
- Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Reservierungen
- Sicherstellung reibungsloser Tagesabläufe im beruflichen und organisatorischen Kontext
Kommunikation & Schnittstellenmanagement
Business & Executive Operations
Organisation & Struktur
Anforderungsprofil :
Fachliche Qualifikation
Technologie & Arbeitsweise
Wir bieten :
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Personal Executive Assistant • Zurich, CH
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