Secrétaire de direction départementale - 80%

Vous assistez le chef du département en assurant les tâches administratives et le secrétariat complet de la direction du département dans tous les domaines relevant de ses activités et responsabilités avec prises de décision selon délégation de pouvoir. Ces responsabilités comprennent également la contribution (ou le remplacement) à la coordination des aspects liés à la direction académique du département, en particulier la liaison avec la chancellerie HUG et les instances facultaires.

Vous élaborez et examinez les dossiers et en assurez le suivi pour l'ensemble des domaines traités au sein du département, en veillant à une priorité des activités et aux délais.

Vous êtes en charge de l'organisation, de la coordination et du secrétariat des séances présidées par le chef du département. Vous préparez également les séances auxquelles le chef de département assiste.

Vous garantissez et coordonnez les contacts internes et externes, et l'information ascendante et descendante au sein du département, ainsi qu'avec les personnes référentes des directions hospitalières et facultaires.

Vous pourriez peut-être participer à la gestion des mandats transversaux ainsi qu'au suivi des comptes universitaires, de recherche et hors exploitation du département.

Vous disposez d'un CFC et d'une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction ou d'une formation jugée équivalente.

Vous possédez une expérience confirmée dans le domaine d'un secrétariat de direction d'au moins cinq années dans un poste similaire. La connaissance du secteur public ou du milieu universitaire constitue un atout.

Vous maîtrisez parfaitement la langue française et disposez de très bonnes capacités rédactionnelles. La connaissance de l'anglais et / ou de l'allemand constitue un atout.

Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques et pouvez attester un niveau ECDL base sur Web, Advanced pour Word, Excel et PowerPoint.

Vous êtes une personne flexible, dotée d'un sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités. Vous savez travailler de manière autonome et proactive tout en appréciant la collaboration d'équipe. Vous avez une capacité d'analyse et de synthèse et un esprit de décision.

Vous respectez les normes et les procédures ainsi que les délais. Vous êtes à l'aise à gérer une forte charge de travail, avec une grande ouverture d'esprit, le sens du relationnel, de l'empathie ainsi qu'une éthique du service publique.

La discrétion et le respect du secret professionnel sont exigés.