Customer Service Collaborator

Der Customer Service Collaborator ist eine zentrale Ansprechperson für unsere Kundschaft. Bestellungen und Anfragen per Telefon, E-Mail, Online-Plattformen, Webshop und Fax werden vom Customer Service Collaborator effizient entgegengenommen und bearbeitet. Darüber hinaus übernimmt der Customer Service Collaborator administrative Aufgaben, pflegt Daten in CRM- und ERP-Systemen und wirkt aktiv an der kontinuierlichen Optimierung unserer Serviceprozesse mit.

WESENTLICHE AUFGABEN UND ZUSTÄNDIGKEITEN:

Hauptaufgaben:

• Verarbeitung eingehender Bestellungen (Online-Bestellplattformen, E-Mail, Telefon, Webshop)

• Entgegennahme und Verarbeitung von Kundenbestellungen über Online-Bestellplattformen, E-Mail, Telefon, Webshop und Fax

• Betreuung und Bearbeitung von Kundenanfragen zu Produkten, Dienstleistungen und Lieferstatus

• Telefonischer und schriftlicher Kundenkontakt in Deutsch und Französisch

• Abwicklung von Reklamationen, Retouren, Erstellung von Gutschriften

• Fakturierung in unserem ERP-System (Navision)

• Betreuung des Empfangs (telefonisch oder persönlich)

• Pflege von Kunden-, Artikel- und Auftragsdaten in CRM (Salesforce) und ERP (Navision)

• Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben innerhalb der Abteilung

• Einhaltung der definierten Service Levels und Prozesse

• Interne Koordination mit Logistik, Einkauf, Aussendienst und Marketing zur Sicherstellung der Kundenzufriedenheit

Zusatzaufgaben welche innerhalb des Teams verteilt werden:

• Stellvertretung Teamlead Customer Service

• Prüfung und Freigabe von Spezialbestellungen sowie Pflege entsprechender Produkt- und Preislisten

• Betreuung definierter Kundengruppen Vertrieb

• Ansprechperson für Key Account Kunden

• Verwaltung und Bestellung von Büromaterial

• Post und Monatsabrechnung Frankiermaschine

• Mitarbeit an internen Projekten zur Prozessoptimierung oder Digitalisierung

• Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeitender („On-the-job Training“)

QUALIFIKATIONEN UND ANFORDERUNGEN:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung als Tiermedizinische/r Praxisassistent/in oder gleichwertige Qualifikation

• Ausgeprägte Kundenorientierung und Freude am direkten Kundenkontakt

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute bis sehr gute Französischkenntnisse, Englisch und Italienisch von Vorteil

• Freundliches, professionelles Auftreten am Telefon und im Schriftverkehr

• Strukturiertes, lösungsorientiertes und eigenverantwortliches Arbeiten

• Belastbarkeit und Flexibilität – insbesondere bei hohem Arbeitsaufkommen oder in Abwesenheitsphasen

• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit ERP-/CRM-Systemen (Navision, Salesforce) von Vorteil

• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und aktive Mitgestaltung der Arbeitsabläufe