Office Manager 100%

Stellenbeschreibung

Für unseren Kunden (Familiy Office) in Zug suchen wir einen Executive Team Assistant.

Aufgaben:

• Kalender- & Travelmanagement: Du koordinierst komplexe Termine über verschiedene Zeitzonen hinweg und planst Dienstreisen (inkl. Abrechnung) von A bis Z.
• Kommunikations-Hub: Du korrespondierst stilsicher in Hochdeutsch und Englisch. Du bereitest E-Mails, Präsentationen und Berichte eigenständig vor.
• Struktur & Ordnung: Du verantwortest das Dokumentenmanagement. Du erstellst Ablagesysteme, die funktionieren, und hältst digitale sowie physische Strukturen sauber (?Single Source of Truth').
• Meeting-Support: Du bereitest Meetings vor, erstellst Agenden, protokollierst Ergebnisse und stellst sicher, dass die Nachbereitung (Action Items) konsequent verfolgt wird.

Schnittstellenfunktion: Du bist der ?Gatekeeper' und erste Ansprechpartner für das Team, wobei du stets professionell und herzlich agierst.

Qualifikationen

• Fliessend Deutsch Englisch.
• Zahlenflair
• Mind. 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position.
• Struktur-Profi: Chaos ist für dich ein Fremdwort. Du liebst es Prozesse zu ordnen, Dokumente logisch abzulegen und behältst auch in Hochphasen den Überblick.
• Du hast eine gewinnende Ausstrahlung, denkst lösungsorientiert und bewahrst auch bei engen Deadlines deine gute Laune.
• Sicherer Umgang mit MS Office (besonders Outlook, Teams und PowerPoint) sowie modernen Kollaborations-Tools.

KEIN Home Office! Lohn: max. 100'000 CHF.