Talent.com
Diese Stelle ist in deinem Land nicht verfügbar.
Assistent der Geschäftsleitung (m / w / d)

Assistent der Geschäftsleitung (m / w / d)

Diebold NixdorfBruttisellen, Zurich, Switzerland
Vor 30+ Tagen
Anstellungsart
  • Vollzeit
Stellenbeschreibung

Assistent der Geschäftsleitung (m / w / d)

Erwarten Sie mehr. Stärken Sie Ihr Netzwerk. Unsere Teams automatisieren, digitalisieren und transformieren die Art und Weise, wie mehr als 75 Millionen Menschen rund um den Globus in dieser vernetzten verbraucherzentrierten Welt Bankgeschäfte tätigen und einkaufen. Schließen Sie sich uns an, und verbinden Sie Menschen mit dem Handel in dieser wichtigen und wertvollen Rolle.

Positionsübersicht

Erledigt Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben für eine Person, Abteilung oder Gruppe. Beantwortet Telefone, begrüßt Gäste und bereitet Korrespondenz, Präsentationen und Berichte vor. Führt Kalender, koordiniert Sitzungen und Reisevorbereitungen. Beherrscht die gängigen Computerprogramme wie Word, PowerPoint, Excel usw. Verwaltet vertrauliche Unterlagen und Informationen.

Sie sind verantwortlich für

  • Unterstützt die Rezeption vor Ort, den Manager, den Senior Manager und / oder eine Abteilung
  • Führt einen genauen Zeitplan für die Aktivitäten des unterstützten Leiters / Teams, einschließlich Kalender, Koordination von Sitzungen und Reisevorbereitungen
  • trifft Vorkehrungen für Konferenzen und Besprechungen und bereitet die erforderlichen Materialien und Geräte vor
  • Plant Konferenzräume / Räumlichkeiten für geplante Besprechungen und Veranstaltungen
  • Koordiniert und unterstützt Telefonkonferenzen
  • Recherchiert und sammelt Informationen auf Anfrage von Vorgesetzten oder Mitarbeitern
  • wahrt und respektiert die Vertraulichkeit
  • Begrüßung, Registrierung und Weiterleitung von Besuchern, Post und Paketen
  • Ablegen und Abrufen von Dokumenten
  • Beantwortet und leitet eingehende Anrufe und Korrespondenz weiter und / oder eskaliert bei Bedarf.
  • Bereitet Korrespondenz, Präsentationen und Unterlagen für Sitzungen vor
  • Erledigung von Reisevorbereitungen und Ausfüllen reisebezogener Papiere / Dokumente und Unterstützung bei der Spesenabrechnung
  • Aufbau enger Arbeitsbeziehungen zu verwandten Teams, z. B. Poststelle, Gebäudesicherheit, Catering und Einrichtungsteams
  • Bearbeitung von Bestellungen und Pflege des Büromaterials
  • Sorgt für saubere und gut ausgestattete Konferenzräume, Versorgungsstationen, Druckerstationen, Gästeempfänge und allgemeine Arbeitsbereiche
  • Nutzung von Kenntnissen über geeignete Software-Tools wie Windows- und MS-Office-Anwendungen sowie Telefonsysteme
  • Mithilfe bei speziellen Projekten nach Auftrag
  • Protokollierung von Management-Sitzungen

Qualifikationen

  • Ausbildung oder gleichwertige Berufserfahrung erforderlich
  • Mindestens 2 bis 4 Jahre einschlägige Erfahrung oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Erfahrung im Bereich administrative Unterstützung.
  • Gute englische, deutsche und französische Sprachkenntnisse (in Wort und Schrift)
  • Italienische Sprachkenntnisse auf gutem Niveau wären von Vorteil, sind aber kein Muss

    • Warum sollten Sie sich Diebold Nixdorf anschließen?

    Diebold Nixdorf ist mehr als ein Zusammenschluss. Es ist vielmehr ein neues Unternehmen im Zeitalter der Transformation. Wir gestalten seit insgesamt mehr als 150 Jahren die Zukunft, begleiten unsere Kunden langfristig und strategisch und bereiten den Weg für Innovationen.

    Heute übernehmen wir eine führende Rolle als Technologietreiber und -wegbereiter im Connected Commerce. Wir verbinden die physische und digitale Welt des Zahlungsverkehres, um Verbrauchern ein noch reibungsloseres Kundenerlebnis zu schaffen – in einer Omnichannel-Welt, die ständig im Wandel ist und in der Verbraucher 24 / 7 ständige Verfügbarkeit erwarten.

    In dieser Welt voller Chancen sind wir besser denn je aufgestellt, um die Zukunft erfolgreich zu gestalten.

    Gestalten Sie mit!

    Diebold Nixdorf ist ein Arbeitgeber für Chancengleichheit und wir legen Wert auf Vielfalt in unserem Unternehmen. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Rasse, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Veteranenstatus oder Behinderungsstatus.

  • An alle Personalagenturen : Diebold Nixdorf akzeptiert keine Lebensläufe von Agenturen. Bitte leiten Sie Lebensläufe nicht an unseren Job-Alias, Diebold Nixdorf-Mitarbeiter oder einen anderen Organisationsstandort weiter. Diebold Nixdorf ist nicht verantwortlich für Gebühren im Zusammenhang mit unaufgeforderten Lebensläufen

    • English version

    Expect more. Connect more. Be more at Diebold Nixdorf. Our teams are automating, digitising and transforming the way more than 75 million people around the globe bank and shop in this hyper-connected, consumer-centric world. Join us and connect people to commerce in this important and rewarding role.

    Position overview

    Performs administrative support and secretarial duties for an individual, department or group. Answers telephones, greets guests and prepares correspondence, presentations and reports. Maintains calendars, coordinates meetings and travel arrangements. Proficient in current computer programs such as Word, PowerPoint, and Excel etc. Maintains confidential records and information.

    Your Responsibilities

  • Supports front desk site, manager, senior manager and / or a department
  • Maintains accurate schedule of activities of the leader / team supported, including calendar, meeting coordination and travel arrangements
  • Makes arrangements for conferences and meetings and prepares required materials and equipment
  • Schedules conference rooms / space for scheduled meetings and events
  • Coordinates and supports conference calls
  • Researches and collects information at the request of supervisor or staff
  • Maintains and respects confidentiality
  • Greets, logs and directs visitors, mail and packages
  • Filing and retrieving documents
  • Answers and routes incoming calls and correspondence and / or escalates when necessary.
  • Prepares correspondence, presentation and meeting support material
  • Makes travel arrangements and completes travel-related paperwork / documentation and assists with expense reporting
  • Builds strong working relationships with allied teams, such as mail room operations, building security, catering and facilities teams
  • Handles purchase orders and maintaining office supplies
  • Maintains clean and stocked conference rooms, supply stations, printer stations, guest receptions and general work area
  • Utilizes knowledge of appropriate software tools, such as Windows and MS Office applications, and phone systems
  • Assists with special projects as assigned
  • Minutes of management meetings

    • Qualifications

  • Education or equivalent work experience required.
  • Minimum of 2-4 years of relevant experience or equivalent combination of education and experience in Administrative Assistance.
  • Good  English, German and French language skills  (Written and spoken).
  • Italian language on a good level would be an asset but is not a must.

    • LI-SS4