Corporate Services Officer

Corporate Services OfficerAbout TMF GroupTMF Group is a leading provider of administrative services, helping clients invest and operate safely around the world.As we’re a global company with 11,000+ colleagues based in over 125 offices across 87 jurisdictions, we actively seek out people with the talent and potential to flourish at TMF Group, whatever their background, and offer job opportunities to the broadest spectrum of people. Once on board we nurture and promote talented individuals, making sure that senior positions are open to all.Discover the RoleThe Corporate Services Officer provides high‑quality administrative and corporate support to the Legal & Capital Market Team throughout the full client lifecycle. The role is responsible for preparing, coordinating, and executing a broad range of corporate administrative and capital markets services tasks, ensuring accuracy, professionalism, and compliance at all times.Key ResponsibilitiesSupporting the team with administering a portfolio of client structuresSupporting team members in administering financial structuresProviding support for project tasks across various client portfolios, especially focusing on compliance and administrative follow-upDrafting of transaction related documentation and reportsPreparing and drafting documents such as board and shareholder meeting minutes, resolutions, and bank-related formsPerforming administrative duties according to clear internal guidelines and using standardized templates (e.g. agreements, powers of attorney, reports, certificates)Communicating professionally and customer-focused, mainly in writing, with clients, advisors, and third parties according to set guidelinesCoordination with clients, intermediaries, bankersCo-ordinating client services with colleagues (from other departments and offices), advisors and third partiesSupporting the Compliance Department during the onboarding process and the customer lifecycleManaging of calls with clients, advisors and third parties and taking messages where appropriateArranging for proper and timely sending of correspondence by email, fax, mail and / or courierCo-operating with and arranging for the completion and keeping up to date of KYC-informationMaintaining and updating client databases and files in line with compliance requirementsAssisting team members with routine tasks (e.g. scanning, filing, sending documents)Co-operating with the issuing of invoices and payment follow-upOther general administration duties which arise in the course of day to day businessAccurate registration of time spent during working dayKeeping up to date with relevant local anti-money laundering legislation and other regulatory requirementsEnsure high service levels are maintained and / or exceeded, prompt turnaround of communications and deadlines are metKey RequirementsSwiss Law degree (BLaw) or Paralegal with at least one year of experience in corporate law or corporate servicesExperience in financial and transaction services is an advantageStrong self‑management and organizational skills with the ability to prioritize effectively.Demonstrates strong accountability by meeting individual goals and KPIs while ensuring accurate and timely timekeeping.Client‑oriented mindset with strong attention to detail and service quality.Excellent written and verbal communication skills in English and German; fluency in French is a strong advantage.Working knowledge of MS Office 365 – Outlook, Excel, Word, PowerPointTeam player with the ability to work independently and with minimal supervision.Builds and maintains collaborative relationships across teams and jurisdictions.Applies sound judgment when solving problems and making decisions.Acts with integrity, professionalism, and respect at all times.Thrives in a dynamic environment, remains composed under pressure, and adapts well to change.Proactively seeks feedback, development opportunities, and deeper business understanding.What’s in it for you?An exciting opportunity in an international companyProfessional development opportunities as well as extensive individual further training opportunities, supported by our TMF Business AcademyA career within an evolving marketFlat hierarchies with direct contact to management and international exchangeZweck der StelleDer Corporate Services Officer unterstützt das Legal & Capital Market Team während des gesamten Kundenlebenszyklus mit qualitativ hochwertiger administrativer und gesellschaftsrechtlicher Betreuung. Die Rolle umfasst die Vorbereitung, Koordination und Ausführung eines breiten Spektrums an administrativen Aufgaben sowie Dienstleistungen im Bereich Corporate Services und Capital Markets. Dabei sind Genauigkeit, Professionalität und Compliance jederzeit sicherzustellen.HauptaufgabenUnterstützung des Teams bei der Verwaltung eines Portfolios von KundenstrukturenUnterstützung von Teammitgliedern bei der Administration finanzbezogener StrukturenMitarbeit an projektbezogenen Aufgaben für verschiedene Kundenportfolios, insbesondere mit Fokus auf Compliance sowie administrativen NachbearbeitungErstellung Transaktion‑bezogener Dokumentationen und BerichteVorbereitung und Ausarbeitung von Dokumenten wie Protokollen von Verwaltungsrats- und Generalversammlungen, Beschlüssen sowie bankbezogenen UnterlagenDurchführung administrativer Aufgaben gemäss internen Richtlinien und unter Verwendung standardisierter Vorlagen (z. B. Verträge, Vollmachten, Berichte, Zertifikate)Professionelle und kundenorientierte Kommunikation, hauptsächlich schriftlich, mit Kunden, Beratern und Drittparteien im Rahmen festgelegter VorgabenKoordination mit Kunden, Intermediären und BankenAbstimmung von Dienstleistungen mit internen Fachbereichen (lokal und international), Beratern und DrittparteienUnterstützung der Compliance-Abteilung beim Onboarding sowie während des gesamten KundenlebenszyklusEntgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen mit Kunden, Beratern und Dritten sowie Weiterleitung von NachrichtenOrganisation und termingerechte Versendung von Korrespondenz per E‑Mail, Fax, Post und / oder KurierMitarbeit bei der Erfassung, Aktualisierung und Pflege von KYC‑InformationenPflege und Aktualisierung von Kundendatenbanken und -akten gemäss Compliance-AnforderungenUnterstützung des Teams bei routinemässigen Aufgaben (z. B. Scannen, Ablage, Versand von Dokumenten)Mitarbeit bei der Erstellung von RechnungenWeitere allgemeine administrative Tätigkeiten, die im Tagesgeschäft anfallenSorgfältige und vollständige Zeiterfassung während des ArbeitstagsLaufende Aktualisierung des Wissens zu geltenden lokalen Geldwäschereibestimmungen und anderen relevanten regulatorischen AnforderungenSicherstellung hoher Servicequalität, fristgerechter Reaktionszeiten und Einhaltung aller relevanten DeadlinesFachliche und persönliche AnforderungenHochschulabschluss in Schweizer Recht (BLaw) oder Paralegal‑Ausbildung mit mindestens einem Jahr Berufserfahrung im Gesellschaftsrecht oder Corporate ServicesErfahrung im Finanz- oder Transaktionsbereich ist von VorteilAusgeprägte Selbstorganisation und Fähigkeit, Aufgaben nach Priorität zu strukturierenHohe Verantwortlichkeit, insbesondere hinsichtlich Zielerreichung, KPIs und präziser ZeiterfassungKundenorientierte Arbeitsweise mit starkem Augenmerk auf Genauigkeit und ServicequalitätHervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; Französischkenntnisse sind ein grosser VorteilSehr gute Kenntnisse in MS Office 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)Teamorientierte Persönlichkeit mit der Fähigkeit, selbstständig und mit minimaler Anleitung zu arbeitenFähigkeit, konstruktive Arbeitsbeziehungen bereichs- und standortübergreifend aufzubauen und zu pflegenSicheres Urteilsvermögen bei der Lösung von Problemen und in EntscheidungsprozessenIntegrität, Professionalität und respektvolles Auftreten zu jeder ZeitBelastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen ArbeitsumfeldProaktive Haltung hinsichtlich Feedback, persönlicher Weiterentwicklung und Vertiefung des Geschäftsverständnisses jidfd4ffeea jit0207a jiy26a