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Facility Coordinator

RandstadBasel, Basel-Stadt

Vor 5 Tagen

Stellenbeschreibung

Stellenbeschreibung

Exklusiv für unseren Kunden - ein weltbekanntes Technologie Unternehmen - suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung - einen Facility Coordinator (m / w)

Ihre Hauptaufgaben :

Proaktive Unterstützung : Als Hauptansprechpartner für den Area Facilities Manager agieren.
Koordination : Verwaltung und Koordination aller technischen Notfalleinsätze.
Überwachung und Management : Kontrolle der Wartungspläne (PPM) und des Asset Registers zur Sicherstellung der vertraglichen Einhaltung lokaler Vorschriften und der Kapitalplanung.
Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften : Gewährleistung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften bei allen Vertragsaktivitäten.
Anbieterüberwachung : Aufsicht über alle Anbieteraktivitäten in den Bereichen Reinigung und Wartung, einschließlich der Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs).
Kontaktperson : Hauptansprechpartner für die täglichen Betriebsabläufe des Gebäudes.
Sicherheitsverantwortung : Gesamtverantwortung für die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter und Gebäudenutzer.
Raumplanung : Überwachung der Sitzpläne, Aktualisierung von Grundrissen und Schreibtischnummerierungen. Abstimmung mit der EMEA Space Planning-Abteilung bezüglich aller Büroumzüge und -änderungen.
Hauptkontakt : Ansprechpartner für Facility Services in den Büros Basel und Zürich (Reisebereitschaft erforderlich).
Budgetverwaltung : Verwaltung von Rückstellungen und Finanzplanung.
Administrative Aufgaben : Erstellung von Bestellungen, Ausstellung von Rechnungen, Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten.
Raumkoordination : Unterstützung bei der Planung und Vorbereitung von Besprechungs- und Konferenzräumen. Koordination der Ausstattung, Beschaffung und Reservierung von Projektoren und anderen Besprechungsgeräten, Sicherstellung des guten Betriebszustands der Geräte. Organisation von Video- und / oder Webkonferenzen nach Bedarf.
Catering-Management : Koordination von Catering für Meetings und Veranstaltungen.
Bürobedarf : Bestellung von Bürobedarf und anderen Verbrauchsmaterialien wie Café-Zubehör, Druckertoner, Papier, Versandmaterialien etc.
Gebäudeverwaltung : Management der Gebäudeverwaltung und Reinigungsdienste nach Bedarf. Regelmäßige Inspektion der Ausrüstung in den Gemeinschaftsbereichen zur Sicherstellung eines guten Betriebszustands.
Serviceanfragen : Pflege von Aufzeichnungen und Protokollen von Serviceanfragen und Verfolgung des Status.
Postbearbeitung : Bearbeitung der täglich eingehenden Post.
Gästeservice : Pflege einer Datei mit Dienstleistungen wie Transportquellen, Unterkünften und Referenzkontakten. Organisation von Serviceleistungen für Gäste, wie Transport, Tickets, Reservierungen usw.

Functie-eisen

Ihr Profil :

PC-Kenntnisse : Starke Kenntnisse in MS Office und anderen PC-Anwendungen.

Selbstmotivation : Eigenmotivation und Ressourcenbewusstsein.

Administrative Fähigkeiten : Gute organisatorische und administrative Fähigkeiten.

Organisationstalent : Sehr gut organisiert, mit ausgeprägten Priorisierungs- und Planungsfähigkeiten.

Serviceorientierung : Kundenorientierte Einstellung kombiniert mit innovativem Denken.

Kommunikationsfähigkeiten : Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.

Sprachkenntnisse : Gute Kenntnisse der vorherrschenden Sprachen am Standort und professionelle Englischkenntnisse.

Erfahrung : Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Facility Management oder in einer ähnlichen Position.

Kundenservice : Erfahrung im Kundenservice und Fähigkeit zur Kommunikation auf allen Ebenen.

Branchenkenntnis : Wissen und Bewusstsein für die Facility-Management-Branche.

HSE-Kenntnisse : Grundverständnis von Gesundheit, Sicherheit und Umwelt (HSE).

Lernbereitschaft : Gute Lernfähigkeit und Anpassungsfähigkeit.

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