Facility Coordinator

Stellenbeschreibung

Exklusiv für unseren Kunden - ein weltbekanntes Technologie Unternehmen - suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung - einen Facility Coordinator (m / w)

Ihre Hauptaufgaben :

• Proaktive Unterstützung : Als Hauptansprechpartner für den Area Facilities Manager agieren.
• Koordination : Verwaltung und Koordination aller technischen Notfalleinsätze.
• Überwachung und Management : Kontrolle der Wartungspläne (PPM) und des Asset Registers zur Sicherstellung der vertraglichen Einhaltung lokaler Vorschriften und der Kapitalplanung.
• Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften : Gewährleistung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften bei allen Vertragsaktivitäten.
• Anbieterüberwachung : Aufsicht über alle Anbieteraktivitäten in den Bereichen Reinigung und Wartung, einschließlich der Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs).
• Kontaktperson : Hauptansprechpartner für die täglichen Betriebsabläufe des Gebäudes.
• Sicherheitsverantwortung : Gesamtverantwortung für die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter und Gebäudenutzer.
• Raumplanung : Überwachung der Sitzpläne, Aktualisierung von Grundrissen und Schreibtischnummerierungen. Abstimmung mit der EMEA Space Planning-Abteilung bezüglich aller Büroumzüge und -änderungen.
• Hauptkontakt : Ansprechpartner für Facility Services in den Büros Basel und Zürich (Reisebereitschaft erforderlich).
• Budgetverwaltung : Verwaltung von Rückstellungen und Finanzplanung.
• Administrative Aufgaben : Erstellung von Bestellungen, Ausstellung von Rechnungen, Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten.
• Raumkoordination : Unterstützung bei der Planung und Vorbereitung von Besprechungs- und Konferenzräumen. Koordination der Ausstattung, Beschaffung und Reservierung von Projektoren und anderen Besprechungsgeräten, Sicherstellung des guten Betriebszustands der Geräte.

Organisation von Video- und / oder Webkonferenzen nach Bedarf.

• Catering-Management : Koordination von Catering für Meetings und Veranstaltungen.
• Bürobedarf : Bestellung von Bürobedarf und anderen Verbrauchsmaterialien wie Café-Zubehör, Druckertoner, Papier, Versandmaterialien etc.
• Gebäudeverwaltung : Management der Gebäudeverwaltung und Reinigungsdienste nach Bedarf. Regelmäßige Inspektion der Ausrüstung in den Gemeinschaftsbereichen zur Sicherstellung eines guten Betriebszustands.
• Serviceanfragen : Pflege von Aufzeichnungen und Protokollen von Serviceanfragen und Verfolgung des Status.
• Postbearbeitung : Bearbeitung der täglich eingehenden Post.
• Gästeservice : Pflege einer Datei mit Dienstleistungen wie Transportquellen, Unterkünften und Referenzkontakten. Organisation von Serviceleistungen für Gäste, wie Transport, Tickets, Reservierungen usw.

Functie-eisen

Ihr Profil :

• PC-Kenntnisse : Starke Kenntnisse in MS Office und anderen PC-Anwendungen.
• Selbstmotivation : Eigenmotivation und Ressourcenbewusstsein.
• Administrative Fähigkeiten : Gute organisatorische und administrative Fähigkeiten.
• Organisationstalent : Sehr gut organisiert, mit ausgeprägten Priorisierungs- und Planungsfähigkeiten.
• Serviceorientierung : Kundenorientierte Einstellung kombiniert mit innovativem Denken.
• Kommunikationsfähigkeiten : Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Sprachkenntnisse : Gute Kenntnisse der vorherrschenden Sprachen am Standort und professionelle Englischkenntnisse.
• Erfahrung : Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Facility Management oder in einer ähnlichen Position.
• Kundenservice : Erfahrung im Kundenservice und Fähigkeit zur Kommunikation auf allen Ebenen.
• Branchenkenntnis : Wissen und Bewusstsein für die Facility-Management-Branche.
• HSE-Kenntnisse : Grundverständnis von Gesundheit, Sicherheit und Umwelt (HSE).
• Lernbereitschaft : Gute Lernfähigkeit und Anpassungsfähigkeit.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich Online!