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Executive Assistant IT
Post CH AGBern und Homeoffice, Region Bern, SchweizVor 30+ Tagen
StellenbeschreibungAls persönliche Assistentin resp.persönlicher Assistent von zwei Funktionsleitungs-Mitgliedernunterstützt du in allen administrativen und organisatorischenBelangen. Du bewirtschaftest das Postfach,stellst das Agenda-Management sicher und kümmerst dich um dieKoordination und Vereinbarung von Terminen und Sitzungen. BeiBedarf nimmst du an Sitzungen teil und führst das Protokoll sowiedie Pendenzenverwaltung (teilweise auch inEnglisch). Weiter organisierst du Anlässe,Workshops und Reisen und wirkst bei Bedarf bei den zweierstgenannten mit. Du unterstützt dieFunktionsleitungs-Mitglieder bei Kommunikationsvorhaben sowie beider Berücksichtigung und Einhaltung von Prozessen und Vorgaben vonGremien z. B. Funktionsleitungs-, Konzernleitungs- undVerwaltungsratssitzungen. Du stellst beiBedarf die inhaltliche Unterstützung derFunktionsleitungs-Mitglieder sicher, in dem du entsprechendeUnterlagen erstellst und nach CI / CD-Vorgaben gestaltest, Recherchenvornimmst und Input der Fachverantwortlichenkoordinierst / einholst. Das Rechnungs- undBeschaffungsmanagement für die Funktionsleitungs-Mitglieder wirddurch dich sichergestellt. Ausserdem entlastestdu die Leiterin CIO Office bei gewissen Aufgaben, wiebeispielsweise die Koordination / Organisation von Kaderanlässen undWorkshops der Funktionsleitung sowie im Bedarfsfall rund um dasSitzungsmanagement derFunktionsleitungs-Meetings. Du verfügst über den Fachausweisals eidg. dipl. Executive Assistant (Direktionsassistent : in) oderüber einen vergleichbaren Abschluss und bringst mehrjährigeBerufserfahrung in der Assistenz auf GL-Stufemit. Du bist IT-affin und kennst die gängigenIT-Tools und -Programme (insbesondere die Microsoft Office 365Palette und im Idealfall SAP). Zudem bringst du idealerweise ersteErfahrungen mit der Microsoft Power Platform (Power Automate, PowerApps) mit. Dich zeichnet deine äussertzuverlässige, proaktive, vorausdenkende, selbständige undausdauernde Art besonders aus. Du bist esgewohnt, mit unterschiedlichen Stakeholdern adressaten- undplattformgerecht zu kommunizieren. Deinausgeprägtes Organisationstalent, gutes Gespür für Menschen sowiedas Setzen von Prioritäten zählen zu deinenStärken. Du verfügst über guteDeutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse und Französisch ist vonVorteil. 6 WochenFerien Elternzeit Mobilesund flexibles Arbeiten FaireAnstellungsbedingungen