Project & Team Assistant (m/w/d) 100%

In dieser vielseitigen Rolle unterstützen Sie ein bis zwei Executive‑Search‑Consultants sowie das Office‑Team und stellen einen reibungslosen Ablauf der Suchmandate sicher. Ihre Hauptaufgaben umfassen:

Administrative Unterstützung & Mandatsmanagement

• Vollumfängliche Erstellung aller Unterlagen im Rahmen eines Suchmandats (Positionsbeschreibungen, Qualifikationsdossiers, Präsentationen, Fortschrittsberichte, Referenzberichte, Abschlussunterlagen sowie sämtliche Korrespondenz).
• Strukturierte Ablage und Abschluss von Mandaten gemäss internen Audit‑ und Qualitätsstandards.
• Koordination von Interviews inkl. Reiseorganisation, Hotelbuchungen und weiterer logistischer Unterstützung für Kandidatinnen und Kundinnen.
• Proaktive Kalenderführung sowie Planung und Organisation von Geschäftsreisen der Consultants.
• Erstellung und Kontrolle von Spesenabrechnungen sowie korrekte Zuordnung von mandatsbezogenen Kosten.
• Unterstützung im Bereich Rechnungsstellung, Monitoring von offenen Posten und Prüfung von Abrechnungen.
• Mitarbeit bei allgemeinen Office‑Aufgaben (Empfang, Meeting‑Vorbereitung, Qualitätskontrolle von Dokumenten, interne Projekte, Events, IT‑Koordination).

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
• Erfahrung in einem Professional‑Services‑Umfeld (z. B. Beratung, Executive Search, Finanzdienstleistungen) von Vorteil.
• Ausgeprägte Projektmanagement‑ und Organisationsfähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); Erfahrung mit Datenbanken von Vorteil.
• Fliessende Deutsch‑ und sehr gute Englischkenntnisse.
• Ausgezeichnete sprachliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.
• Ausgeprägte Kundenorientierung und professionelles Auftreten auf allen Hierarchiestufen.
• Hohe Belastbarkeit, Priorisierungsstärke und Freude an der Arbeit in einem dynamischen Umfeld.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein hohes Mass an Zuverlässigkeit.
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck den Überblick zu behalten.
• Teamplayer‑Mentalität, positive Grundhaltung und Freude an Zusammenarbeit.

Es erwartet Sie ein stabiles, wertschätzendes und professionelles Umfeld, in dem Qualität, Teamgeist und langfristige Zusammenarbeit im Mittelpunkt stehen. Sie übernehmen eine zentrale Rolle im Mandatsprozess und tragen massgeblich zum Erfolg der Consultants und des gesamten Teams bei.