Executive Assistant (80-100%)

Aufgabenbereich

• Verwaltung und Pflege des Kalenders der Führungskraft, Planung von Sitzungen und Koordinierung von Terminen

Vorbereiten und Bearbeiten von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten

Erledigung von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiserouten

Vorbereiten von Spesenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen

Kommunikationsmanagement

Funktionieren als Hauptansprechpartner zwischen der Führungskraft und internen / externen Interessengruppen

Prüfen und Priorisieren von E-Mails, Anrufen und anderer Kommunikation

Verfassen und Beantworten von Korrespondenz im Namen der Führungskraft

Koordination von Besprechungen

Organisieren und Vorbereiten von Tagesordnungen, Materialien und Nachbereitung von Sitzungen

Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen und Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung

Sicherstellen, dass die Führungskraft auf alle Termine gut vorbereitet ist

Projektmanagement

Unterstützung bei der Planung und Durchführung spezieller Projekte oder Veranstaltungen

Überwachen von Terminen, Verfolgen des Fortschritts und Bereitstellen von Updates für die Führungskraft

Büromanagement

Wahrung der Vertraulichkeit und diskreter Umgang mit sensiblen Informationen

Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und anderen Ressourcen

Koordinierung mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten

Beziehungsmanagement

Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Kunden, Verkäufern und Teammitgliedern

Repräsentieren der Führungskraft in professioneller Weise bei Interaktionen

Anforderungsprofil

Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion

Erfahrung in der chemischen oder pharmazeutischen Industrie ist von Vorteil

Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement

Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch

Beherrschung der Microsoft Office Suite, Google Workspace und anderer relevanter Software

Fähigkeit zum Multitasking und zur Arbeit unter Druck in einem schnelllebigen Umfeld

Ausgeprägte Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten

Professionelles Auftreten und die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren

Eigenmotiviert, proaktiv und detailorientiert

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten

Sie sind interessiert? Dann freuen wir uns über Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen.

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Arbeitsort

Stadt Zürich / Zürichsee

Anstellungsgrad

80% bis 100%

Anstellungsart

Festanstellung

Job ID Nummer

1410-131778-25-4

Kontakt

Roger Jäggi,

044 213 21 33

E-Mail

[email protected]