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JUMO Schweiz AG
Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & ComplianceJUMO Schweiz AG • Stäfa, CH
Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance

Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance

JUMO Schweiz AG • Stäfa, CH
Vor 30+ Tagen
Stellenbeschreibung
AUFGABENBEREICHAdministration & Office Management
  • Planung und Koordination von Meetings, Terminen, Reisen und Hotelreservationen
  • Organisation von internen und externen Anlässen
  • Telefonische Erreichbarkeit der Hauptnummer (vertretungsweise)
  • Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen
  • Verwaltung des internen WIKI sowie Ablage- und Dokumentenmanagement
  • Verwaltung von Büromaterial und allgemeiner Büroorganisation
  • Betreuung administrativer Infrastrukturthemen
HR-Administration
  • Erstellung von Arbeitsverträgen und HR-relevanten Dokumenten
  • Führung der Personaladministration
  • Bearbeitung der Spesenabrechnungen, insbesondere vom Aussendienst
  • Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Onboarding
  • Betreuung des Auszubildenden vom Stammhaus (3 Wochen pro Jahr)
  • Teilnahme an HR-Meetings online / offline
  • Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen Fragen
Compliance, Qualität & Versicherungen
  • Pflege und Überwachung von internen Richtlinien (Datenschutz, IT, Qualität)
  • Bearbeitung von Qualitätsmanagement-Themen
  • Datenbankpflege (Prüfmittel, Sicherheitsmittel, Kontrollen)
  • Verwaltung von Versicherungen (Auto, Haftpflicht, Gebäude etc.)
  • Unterstützung bei internen Kontrollen und Audits
IT- & Systemunterstützung
  • Unterstützung bei der Verwaltung von Tablets, Laptops und Mobiltelefonen
  • Bestellung und Betreuung von IT-/EDV-Material
  • Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung (Mutationen, Auswertungen)
ANFORDERUNGSPROFILHard Skills
  • Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung
  • Mehrjährige Erfahrung in Administration, Office-Management oder Assistenzfunktionen
  • Gute Kenntnisse in HR-Administration (Verträge, Personalakten, Absenzen)
  • Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Excel, Teams, PowerPoint, Word, Sharepoint, Onedrive)
  • Sehr gute DE- und EN-Kennnisse in Wort und Schrift (FR von Vorteil)
  • Vorteil: Kenntnisse in Compliance, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder Versicherungsadministration
Soft Skills
  • Strukturierte, effiziente und selbständige Arbeitsweise
  • Sehr hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
  • Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke
  • Organisationstalent und proaktive Haltung
  • Teamfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten
  • Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an vielfältigen Aufgaben
  • Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung
  • Reisebereitschaft ( pro Jahr)
KOMPETENZEN
  • Sicherer Umgang mit Office- und HR-Administrationsprozessen
  • Fähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Auswertungen zu erstellen
  • Präzise Dokumentations- und Organisationskompetenz
  • Sorgfältige, strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise
  • Problemlösungsfähigkeit und proaktives Handeln
  • Verlässliche, vertrauensvolle und respektvolle Zusammenarbeit
  • Fähigkeit, unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu betreuen
  • Empathie und Teamorientierung
  • Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbereitschaft
  • Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld
  • Lernbereitschaft und Offenheit für Weiterentwicklung
  • Vertrauenswürdigkeit und Integrität
VERANTWORTUNGEN
  • Sicherstellung eines reibungslosen administrativen und organisatorischen Betriebs
  • Termingerechte und korrekte Durchführung der HR-Administration
  • Einhaltung und Pflege von Compliance-, Datenschutz- und Qualitätsrichtlinien
  • Vertrauensvolle Ansprechperson und Unterstützung für Mitarbeitende
  • Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten
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Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance • Stäfa, CH

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